Como você documenta e comunica os resultados e problemas da validação de mensagens SWIFT?

1 Por que documentar e comunicar resultados e problemas de validação?

Documentar e comunicar resultados e problemas de validação é essencial por vários motivos. Primeiro, ele ajuda você a acompanhar o status e o progresso de suas atividades de validação. Em segundo lugar, ele permite que você compartilhe suas descobertas e feedback com seus colegas, clientes ou parceiros. Em terceiro lugar, ele o apoia na resolução de quaisquer erros ou discrepâncias que possam afetar a qualidade ou a pontualidade de suas mensagens SWIFT. Em quarto lugar, ele fornece evidências e trilhas de auditoria para fins de conformidade e segurança.

2 O que documentar e comunicar?

Dependendo da sua função e do escopo de suas tarefas de validação, talvez seja necessário documentar e comunicar diferentes tipos de informações. Geralmente, isso inclui o tipo de mensagem, o número de referência e a data da mensagem SWIFT que você validou, bem como as ferramentas, métodos e critérios de validação usados. Além disso, você deve registrar os resultados da validação, como o número de campos que passaram ou falharam na validação, os códigos e mensagens de erro e os níveis de gravidade dos problemas. Além disso, documente quaisquer ações tomadas ou recomendadas para corrigir ou escalar os problemas; por exemplo, corrigir campos, entrar em contato com remetentes ou destinatários ou relatar incidentes. Por fim, observe o status e o resultado de suas ações; por exemplo, confirmação de correções, resolução de problemas ou etapas de acompanhamento.

3 Como documentar e comunicar?

Diferentes métodos podem ser usados para documentar e comunicar resultados e problemas de validação, dependendo das preferências e requisitos. Por exemplo, uma planilha ou banco de dados pode ser usado para registrar dados de validação e gerar relatórios ou gráficos. Além disso, um processador de texto ou editor de texto pode ser usado para escrever e formatar notas de validação e resumos. As plataformas de mensagens ou colaboração são ótimas para enviar e receber mensagens de validação e notificações. Além disso, um sistema de tickets ou fluxo de trabalho pode ser utilizado para criar e gerenciar casos e tarefas de validação. Finalmente, um software ou serviço de validação SWIFT dedicado pode ser empregado para automatizar e agilizar o processo de validação e comunicação.

4 Quando documentar e comunicar?

O tempo e a frequência de documentação e comunicação dos resultados e problemas da validação variam dependendo de múltiplos fatores, como a urgência e a importância das tarefas e questões de validação, as expectativas das partes interessadas, a disponibilidade de ferramentas e canais, bem como o volume e a complexidade das mensagens SWIFT. Como regra geral, é melhor documentar e comunicar os resultados e problemas de validação prontamente se eles forem críticos ou urgentes. Além disso, é aconselhável documentar e comunicar resultados e problemas de validação regularmente, por exemplo, diariamente, semanalmente ou mensalmente, a fim de manter um fluxo de trabalho de validação consistente e transparente.

5 Com quem documentar e comunicar?

Dependendo da sua função e do contexto das tarefas de validação, o público e os destinatários da documentação e da comunicação de validação podem variar. Por exemplo, talvez seja necessário documentar e se comunicar com os membros da equipe, gerentes ou supervisores para revisão e aprovação. Além disso, talvez seja necessário fornecer, receber ou verificar informações de validação com clientes, parceiros ou fornecedores. Por fim, reguladores, auditores ou responsáveis pela conformidade podem precisar verificar, validar ou certificar seus registros de validação.

6 Como melhorar suas habilidades de documentação e comunicação?

Documentar e comunicar resultados e problemas de validação não é apenas uma habilidade técnica, mas também uma soft skill que você pode melhorar com prática e feedback. Para aprimorar suas habilidades de documentação e comunicação, você deve usar linguagem e terminologia claras, concisas e precisas que atendam ao seu público e propósito. Além disso, é importante seguir os padrões, diretrizes e práticas recomendadas para validação e documentação de mensagens SWIFT. A utilização de formatos, modelos e ferramentas apropriados também pode facilitar a legibilidade e a usabilidade de seus documentos e mensagens de validação. Antes de enviá-los ou compartilhá-los, é importante verificar e revisar seus documentos de validação e mensagens em busca de erros, inconsistências ou ambiguidades. Por fim, busque feedback de colegas, gerentes ou clientes sobre como melhorar seus documentos e mensagens de validação.

7 Veja o que mais considerar

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