Nieuwe voorwaarden voor de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing

Akkoordverklaring tussen ondernemingen en uitzendkantoren verduidelijkt 

Inwerkingtreding: 1 januari 2025 

Vanaf 1 januari 2025 gelden er bijkomende regels voor de overeenkomst tussen een onderneming en een interimkantoor met betrekking tot de toepassing van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing (BV) voor nacht- en ploegenarbeid. 

Wat u moet weten 

Vanaf heden is er een akkoord van de klant-gebruiker vereist om de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing toe te passen op de bezoldigingen die uitzendbureaus vanaf 1 oktober 2022 aan hun uitzendkrachten betalen of toekennen. Dit contractueel kader werd door de wetgever ingevoerd om eerdere onduidelijkheid over aan welke voorwaarden dit contract moet voldoen te vermijden. 

Het Koninklijk Besluit (KB) van 16 september 2024 bepaalt nu de kenmerken waaraan het akkoord tussen uitzendkantoren en ondernemingen moet voldoen. Tot nu toe hadden partijen veel vrijheid om zelf invulling te geven aan deze afspraken. Dit KB verduidelijkt hoe een onderneming die gebruik maakt van uitzendkrachten, het uitzendkantoor ondersteunt om te verzekeren dat aan alle voorwaarden voor de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing zijn nageleefd voordat het uitzendkantoor deze toepast. 

Daarnaast is het voor de wetgever belangrijk dat er een goede samenwerking is tussen beide partijen in geval van een fiscale controle. In de praktijk bleek dat vaak geen duidelijke afspraken werden gemaakt, waardoor uitzendkantoren bij controles niet voldoende bewijs konden leveren. Dit zorgde voor een ongelijk juridisch speelveld tussen uitzendkantoren en ondernemingen. 

Belangrijke aandachtspunten voor uitzendkantoren 

Het KB verplicht de aanwezigheid van een overeenkomst tussen het uitzendkantoor en de ondernemingen/klant-gebruikers. Dit hoeft geen apart contract te zijn en kan geïntegreerd worden in bestaande commerciële afspraken. De overeenkomst moet de volgende elementen bevatten: 

• Een schriftelijke verklaring waarin het procedurele kader wordt vastgelegd. 

• De afspraak dat het uitzendkantoor de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing alleen toepast wanneer de uitzendkracht daadwerkelijk in een systeem van ploegenarbeid, volcontinu arbeid of nachtarbeid tewerkgesteld is (ook van toepassing voor ploegen in het kader van werken in onroerende staat). 

• Indien de onderneming gebruik maakt van de bis-variant, moet het toepasselijke percentage door de klant/onderneming worden meegedeeld. 

• Een verklaring waaruit ondubbelzinnig blijkt dat de uitzendkracht daadwerkelijk onder een bepaald arbeidssysteem (ploegenarbeid, volcontinu arbeid of nachtarbeid) heeft gewerkt. 

• Het bestaan en tijdstip van de verklaring moet schriftelijk en ondubbelzinnig kunnen aangetoond worden aan de fiscale administratie. De wijze waarop dit bewijs wordt geleverd, moet in de overeenkomst worden vastgelegd. 

• De verplichting dat de onderneming meewerkt aan het leveren van bewijs dat de uitzendkracht daadwerkelijk in aanmerking komt voor de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing. 

• Indien het bewijs niet kan worden geleverd, is de onderneming aansprakelijk (zoals fiscale rechtzettingen) 

Wees voorbereid 

Gezien de vereisten van het KB is het belangrijk dat ondernemingen interne afspraken en processen op orde hebben om de juiste informatie tijdig aan het uitzendbureau te kunnen leveren, bijvoorbeeld bij een fiscale controle. Bij het ontbreken van de noodzakelijke bewijzen kan de onderneming aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade, zoals fiscale rechtzettingen. 

Ons team staat klaar! 

Heeft u vragen? Ons team staat klaar om u te ondersteunen. 

Vanuit het HR performance-team wensen wij jullie een gelukkig nieuwjaar! 

Katrien Nijs & Estelle Koblavi