#RPA: Comment mesurer le succès d’un projet d’automatisation ?

À la fin d’un projet d’automatisation, il reste toujours les sceptiques qui vont nous dire que notre projet n’a strictement rien apporté et que c’était mieux avant !

Comment peut-on objectivement évaluer la réussite d’un projet d’automatisation ?

Toute la question ! Comment factuellement démontrer la réussite d’un projet d’automatisation sans se faire piéger par les biais de confirmation.

C’est-à-dire, éviter de sous-estimer les faits qui ne nous arrangent pas et surestimer ceux qui vont dans notre sens.

Pour cela, il nous faut revenir aux deux grands objectifs de l’automatisation des tâches métiers, l’économie de temps et le confort au travail.

Le premier sera plus facile à mesurer que le second, car l’économie de temps est un facteur facilement quantifiable. Le confort au travail est par nature plus basé sur un ressenti des personnes, cependant il existe quelques astuces simples pour l’estimer.

Pour les deux objectifs, nous allons devoir étudier des indicateurs de performance (KPI). Comme me disait un ancien responsable : “Si tu ne peux pas le mesurer, cela n’existe pas !” C’est une façon de voir que je ne partage qu’à moitié je dois dire. Cependant d’un point de vue “business” c’est probablement vrai.

Pour évaluer l’économie de temps, nous devons regarder deux indicateurs principaux : le nombre de fois que l’automatisation est exécutée et la durée que prend cette exécution.

Il est à noter que la durée d’exécution est uniquement intéressante si l’utilisateur est bloqué pendant l’exécution de l’automatisation. Si celle-ci est exécutée de façon non assistée, cela n’a pas vraiment d’importance. En tout cas, pour le calcul de l’économie de temps.

Lors de l’analyse du processus, vous avez déterminé quelle était la durée d’exécution manuelle moyenne de ce dernier.

Vous pouvez donc maintenant calculer l’économie de temps sur la période mesurée : le nombre d’exécutions * (le temps d’exécution manuel - le temps d’exécution automatisé) = L’économie de temps.

Avec le coût horaire interne moyen, vous pouvez transformer ce temps en une économie de coûts. C’est le même calcul que vous avez fait pour déterminer le ROI ! D’ailleurs avec ces valeurs, vous pouvez, maintenant, refaire votre calcul de ROI.

Car maintenant tous vos chiffres sont connus : l’économie de temps réel, le temps d’exécution réel de l’automatisation, ainsi que tous vos coûts d’investissement (CAPEX) et les différents coûts opérationnels (OPEX).

Avec cela vous avez trois indicateurs puissants : l’économie de temps, l’économie d’argent et le ROI ! Ce sont des indicateurs factuels qu’il sera à défendre en cas de mise en doute.

Pour ce qui est du confort au travail c’est un peu plus difficile. Cependant, vous pouvez utiliser deux astuces qui vont vous fournir des inducteurs utiles.

Vous pouvez compter le nombre d’exécutions manuelles de votre processus. C’est-à-dire, le nombre de fois qu’un utilisateur a préféré exécuter manuellement le processus plutôt que d’utiliser l’automatisation.

Oui, je suis d’accord avec vous, ce n’est pas facile de mesurer la non utilisation de quelque chose.

L’astuce ici est de trouver un élément mesurable qui est utilisé différemment lors de l’exécution manuelle par rapport à l’exécution automatisée !

Par exemple, dans l’exécution des tâches dans votre ERP, ce n’est pas l’utilisateur de l’automatisation qui a été utilisé. Vous comprenez l’idée. Soyez un peu créatif !

Je suis d’accord avec vous, ce n’est pas toujours possible, mais sincèrement, d’après mon expérience c’est plutôt rare.

Cependant, cet indicateur nous est très utile, car cela va nous permettre de calculer un taux d’acceptation factuelle. C’est pour cela qu’il vaut la peine de se creuser un peu la tête pour le mesurer.

Le taux d’acceptation est simplement le rapport entre le nombre d’exécutions automatisées et le nombre d’exécutions manuelles de notre processus.

De plus, cela va également nous permettre de rechercher pourquoi il y a des exécutions manuelles. Est-ce simplement par refus du changement ? Ou y a-t-il de vraies raisons valables ? Des raisons valables qui vont demander une itération dans notre projet d’automatisation ?

Vous pouvez également faire un simple sondage et demander aux utilisateurs s’ils préfèrent utiliser l’automatisation ou non ! Mais cela est moins factuel et peut donc être sujet à débat.

Mais au final, avec ces quelques indicateurs mesurés, il vous sera possible de déterminer les éléments suivants:

• L’économie de temps faite grâce à la RPA
• L’économie d’argent faite grâce à la RPA
• Le ROI exact du projet
• Le taux d’acceptation de l’automatisation (vous pouvez également parler de taux d'utilisation)

 Avec ces informations vous avez tous les éléments pour démontrer factuellement le succès de votre projet d’automatisation !

Et si ces indicateurs ne sont pas bons, résistez à la tentation de les éliminer ou de les pondérer, et cherchez plutôt où il pourrait y avoir un problème ! Est-ce que l’automatisation n’aide pas vraiment les utilisateurs ? Est-ce qu’il y a un problème culturel avec l’acceptation de l’automatisation ? Est-ce qu’il y a un problème de formation ? Ces indicateurs vous donneront des pistes !

Bonne journée !

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