How can you streamline your schedule with apps?

My previous day worked me until I started organizing with the right tools. This is what did work: 1. I used a task app to delineate what had to be done now from what could wait. 2. Having it synced on more than one device kept me in line, wherever I was. 3. I even assigned work to my team directly from the app less juggling, more getting things done. A clear list and an effective system left space to accomplish things in the real world.

Having a lot of apps to manage productivity is a trap. Stick to one app, be it monday, notion or anything else that works well for you. Keep it minimal steps to update the tasks you need to do, arrange it in the descending order. I use inbuilt notes for my personal tasks, and for office I use JIRA

Streamlining your schedule with apps is like having a personal assistant in your pocket. Start with a calendar app like Google Calendar or Apple Calendar to block time and set reminders. Use task managers like Todoist or TickTick to organize priorities and break projects into bite-sized tasks. Automate routines with tools like Zapier or IFTTT—let them handle repetitive actions. If you're juggling meetings, Calendly or Motion can eliminate back-and-forth scheduling. Sync everything across devices so your time stays aligned no matter where you are. The goal isn't to fill your day—it's to make space for what matters most.

En mi caso, suelo usar Microsoft To Do y PomoTime, entre otras, para organizar mis tareas. Mediante la función "Mi Día" de Micrsorft To Do puedes priorizar tareas, asignar plazos y clasifícarlas con etiquetas de prioridad o divídirlas en subtareas. Además, la integro con Outlook/Teams para sincronizar compromisos. Luego, ejecuto las tareas con PomoTime, aplicando la técnica Pomodoro. Al final del día, reviso en Microsoft To Do lo completado, ajusto plazos pendientes y planifico los bloques de tiempo necesarios para el día siguiente. La combinación de planificación estructurada y ejecución enfocada mejora la productividad, mientras la simplicidad de ambas apps (gratuitas y sincronizadas en dispositivos) facilita su aplicabilidad.

In the fast-paced travel industry, staying organized is essential to keep operations running smoothly. I rely on a combination of apps to streamline my schedule, making sure that every task and meeting is well-organized. Tools like Google Calendar for scheduling and Todoist for task management ensure I never miss a deadline. I also integrate Slack for team communication, which syncs across all devices, keeping me in the loop wherever I am. Automating routine tasks, like social media posts and client reminders, frees up my time for more critical work. By using apps that centralize my responsibilities, I enhance productivity and maintain a seamless workflow.

A automação de processos é uma técnica que pode ajudar a aumentar a eficiência e produtividade em diversas áreas. É importante identificar os processos que podem ser automatizados e escolher as ferramentas certas para implementar a automação. Com a automação de processos, é possível reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas e demoradas, aumentar a produtividade e melhorar a eficiência.

Para as agendas que são repetitivas, por exemplo, semanalmente temos uma reunião de equipe, podemos deixar automático para que essa reunião ocorra sempre da mesma forma. Outra coisa são provisões que ocorrem mensalmente e que podemos automatizar.

Além da economia de tempo, a automação traz um ganho valioso em consistência e precisão. Ao integrar diferentes sistemas e plataformas, ela elimina retrabalho e falhas manuais, promovendo um fluxo de dados mais limpo e confiável. E o mais interessante é que, quanto mais automatizamos com inteligência, mais conseguimos transformar o caos do operacional em clareza estratégica. Automatizar não é substituir pessoas, é permitir que elas façam o que só elas podem fazer — pensar, criar e liderar.

A few things I’ve found helpful is using project management tools that allow you to add automations. Once automations are added, you should also look at integrating your project management tool with AI apps and connected productivity apps.

Automating repetitive or time-consuming tasks is a game changer — especially for improving efficiency and minimizing errors. From email marketing to invoicing and social media scheduling, automation tools can help streamline workflows and free up time for what really matters. Integration between tools is a bonus that makes everything even smoother.

Motion is an excellent way of using AI to take the leg work out of manually settings times for tasks. Great if you like to time block your day in your diary. I tend to use a hybrid approach. A whiteboard for tasks I need to do today, and todoist for capturing and storage of future tasks.

Pour organiser les projets que je gère, j'utilise Trello au quotidien qui me permet de créer plusieurs tableaux en fonction de mes besoins, de lier un agenda pour bien planifier les tâches et de les partager avec les autres membres du projet. Cette application permet d'attribuer des tâches à chacun sous forme de "cartes" sur lesquelles il y a un fil de discussion pour être au courant des avancées. On peut également ajouter des pièces jointes etc... Cette application m'aide tellement dans mon organisation et je ne pourrais plus m'en passer !

Em uma certa empresa tive que consolidar diversos tipos de cronogramas e arquivos que eram enviados para as pessoas Brasil a fora, isso facilitou e muito a nossa análise e trabalho posteriormente.

When managing multiple projects at once, careful planning and ongoing monitoring are essential. Project management tools can help break down work into milestones and tasks, assign responsibilities, track budgets and risks, and generate insightful reports. With a solid plan in place, it’s much easier to stay on scope, on time, and on budget — without compromising quality.

Coincido totalmente! Las herramientas potencian nuestra capacidad y nuestra productividad. En la gestión de proyectos me ha sido util, pues cada Proyecto requiere un control y cuidado especifico, sobre todo es escencial cuando se manejan numerosos proyectos en simultáneo.

In the Office 365 architecture, there is Microsoft Bookings, which is a perfect tool to make your calendar available so that your clients and partners can schedule meetings automatically. However, unfortunately, it is only available in the more expensive plans.

Mais do que marcar compromissos, organizar reuniões é uma forma de cuidar da cultura da empresa. Quando respeitamos o tempo dos outros, tornamos o ambiente mais ágil e colaborativo. Reuniões bem conduzidas evitam retrabalho, melhoram a comunicação entre áreas e aceleram decisões. Automatizar e estruturar esses momentos com inteligência não é apenas uma questão de eficiência — é uma maneira de mostrar que tempo é um ativo valioso e deve ser usado com propósito.

Meetings are often essential, but without structure, they can easily become distractions. The right tools can help schedule meetings, send invites and reminders, sync calendars, and even share agendas, notes, and action items. With a clear plan, meetings become more purposeful, efficient, and aligned with your team's goals.

Acho de extrema elegância as reuniões que são previamente agendadas e com horários definidos para início e fim. Reuniões via vídeo conferência podem ser ainda mais eficazes. Além da facilidade de acesso, dispõem de recursos para adicionar pautas, editá-las e enviar aos participantes o que foi discutido.

I always had trouble with time management. Then I realized that without some kind of system I will lose things. Everybody has their own favorite app for productivity. I doesn't matter which one or two You choose, the most important to use them effectively. I use Outlook and Apple Reminder. Outlook is the official, the Reminder is for personal things to do. Because it is very important to satisfy not only the business, but the personal relationship as well ... :)

One of the most valuable skills for any small business owner is effective time management. With the right apps, you can track how you spend your time, identify distractions, and analyze productivity. Many also help you set goals, build routines, and block time for focused work or breaks. Managing your time well means better balance, clearer progress, and less risk of burnout.

Priorização de tarefas. Podemos usar o Método Eisenhower. No método de Eisenhower classificamos as tarefas por urgência e importância: Urgente e importante: Faça imediatamente (ex.: prazos de coordenação). Importante, mas não urgente: Planeje (ex.: preparação de aulas futuras). Urgente, mas menos importante: Delegue, se possível (ex.: tarefas administrativas). Nem urgente, nem importante: Elimine ou adie. Isso pode ajudar a manter o foco no que é mais importante e manter os prazos em dia. Task Prioritization. We can use the Eisenhower Method. In the Eisenhower Method, tasks are classified by urgency and importance.

Conseguir gerenciar seu próprio tempo é uma habilidade que deve ser reconhecida. É um grande desafio para quem trabalha usando o celular. Costumo criar bloqueios de notificações de acordo com a situação do momento. Por exemplo: -Atenção plena (apenas ligação de contatos importantes) -Carro (0 notificação ou ligações) -Sono (ligações de contatos)

Three businesses later, I know first hand that the older you get, you still have to learn new skills daily to get to your next base of life, whether you retire, empty nest, get laid off, or start a new business. New skills keep you going.

En un entorno tan cambiante, quedarte con lo que ya sabes no es opción. Como emprendedores o líderes de pymes, necesitamos actualizar habilidades, explorar nuevos enfoques y mantenernos al día para seguir siendo competitivos. Hoy hay aplicaciones que lo hacen más accesible que nunca: Desde cursos online, podcasts y artículos especializados, hasta comunidades donde compartir experiencias y certificaciones que validan lo aprendido. Invertir tiempo en aprender no es un lujo, es una estrategia para crecer.

Mais do que acumular certificados, aprender constantemente alimenta a inovação e inspira novas formas de liderar. Estar em contato com conteúdos atualizados e comunidades de prática fortalece o repertório para enfrentar desafios com mais criatividade e confiança. Pequenos negócios com líderes aprendizes tendem a ser mais adaptáveis, conectados com tendências e abertos à transformação. No fim das contas, o crescimento da empresa começa com a expansão da mente de quem a conduz.

Before even thinking about prioritising, do a proper task audit with a simple Excel tool, don't overcomplicate. Clean up the list first. You’ll often find that a surprising number of tasks can be deleted altogether, they’re either outdated, irrelevant, or never should’ve made it onto the list in the first place. Only after that comes scheduling it in a tool of choice, automation, delegation, and execution. This is the difference between working from a place of clarity vs. constantly reacting.

Do you know what's the key productivity killer in any company, regardless how big or small it is? The answer is simply overcomplication, the process of transforming what works but could be better in something that doesn't work and gets worse with each attempt of improvement. This happens because we often try to control and command what is beyond our control, like trying to track how many clicks our employees do or note every single one of their actions. Never forget that simplicity is the highest form of sofistication: Keep a list, automate simple tasks like alarms and timed notifications and most importantly, write down your main goals and define clear time-limited steps to achieve them.

Todos los procesos de nuestra vida deben llevar un orden, y entre más pronto lo entendamos, mucho mejor, planificar, poner en marcha y ejecutar, nos hace darnos cuenta que entréis organizado eres, mejor será el resultado que esté buscando

Conhece a mentoria reversa? Nessa dinâmica, profissionais mais jovens compartilham suas visões, conhecimentos digitais e novas formas de pensar com líderes mais experientes — que, por sua vez, contribuem com bagagem estratégica e visão de longo prazo. É uma troca rica que aproxima gerações, quebra silos e fortalece a cultura organizacional com mais empatia e colaboração. Mais do que uma tendência, essa prática se conecta com o novo momento das empresas: mais abertas, horizontais e voltadas à escuta ativa. Quando criamos espaços intencionais para esse tipo de conexão, estimulamos a inovação, valorizamos a diversidade de pensamento e mostramos que todos têm algo a ensinar — e a aprender. A pergunta que fica é: estamos preparados?