什么是文档处理？

人工智能 (AI) 领域的进步有助于公司进一步自动完成文档处理。智能文档处理 (IDP) 使用人工智能驱动式自动化和机器学习功能来对文档进行分类、提取信息以及验证数据。通过对非结构化数据进行自动化处理和结构化处理，它可进一步实现文档处理的自动化和提速。

此外，IDP 还可纳入机器人流程自动化 (RPA) 和自然语言处理 (NLP) 工具，以使从模拟向数字的过渡更为快速且不易出错。尤其是 RPA，它可自动执行手动、点击操作，从而减少与此流程相关的必要人工交互。

文档处理可使用计算机视觉算法、神经网络甚或是人工来完成。通常，将模拟数据数字化为数字数据的流程会遵循以下步骤：

1. 对布局和结构进行分类和提取：文档处理解决方案为规则驱动式解决方案。程序员会在工作可开始前创建这些预定义的提取规则。其中包括定义这些文档的类别和格式。定义完成后，团队便可提取布局和结构。
2. 提取文档信息：团队可使用多种方法实现文本转录的自动化。光学字符识别 (OCR) 可扫描文档以查找手动文档中的键入文本，并将其转换为数据。智能字符识别是一种手写文本识别 (HTR) 技术，它可识别标准文本以及各种字体和样式的手写内容。
3. 检测并纠正文档错误：OCR 技术容易出错，因而提取的数据可能需进行人工审查。无法处理文档格式或发现错误时，可对其进行标记以便人工审查，并通过手动输入来进行修复。
4. 存储文档和数据：最终文档的存储格式有助于该文档与当前应用程序相集成。

如果您使用的是智能文档处理，它则会通过执行以下操作来增强传统文档处理：

• 更快地处理数据：先进的自动化技术可以更快、更准确地从非结构化数据和模拟数据中提取相关信息。通过消除手动流程并减少错误，此特性可缩短工作流程。
• 处理非结构化文档：与传统文档处理不同，IDP 可转换结构化、非结构化与半结构化信息，并将生成的数据应用于业务应用程序和工作流程。
• 提高数据准确性：机器学习可增强文档分类、信息提取和数据验证，从而提高处理的质量和可靠性。在工作流程中使用低代码监督训练旨在提高准确性，而无须重新编写提取规则。
• 提高安全性：IDP 可将文档和个人信息存储在安全的（数字化）位置。此特性对于医疗保健和金融服务等具有严格安全法规和合规政策的行业尤其重要。
• 降低成本：传统文档处理需引入人工操作，因而会耗费大量时间，进而会占用专家宝贵的工作时间。自动化功能可缩短处理时间，从而降低运营成本并更好地发挥员工的作用。

无论您的组织是需将医疗保健记录数字化还是想简化发票处理，它都会帮助您完成某些准备工作并遵循最佳实践，以免在开始后出现成本高昂且十分耗时的问题。其中包括以下具体内容：

• 文档分类：根据职能来编写和整理文档，从而明确相关信息，以便简洁地提取数据。
• 数据转换：将非结构化与半结构化数据转换为结构化数据，从而为提高自动化水平提供可用信息。
• 考虑采用集成和 API：将数据转换为数字格式后，将如何在组织内使用生成的数据？它是否具备兼容性，又是否便于所有需求方使用？与利益相关者讨论业务需求，以确保它在您的组织内妥善集成。
• 咨询专家：与会使用当前待数字化的这些信息的人员进行交流，以便更好地了解这些信息对企业的价值，以及应如何解读这些信息。此举可确保负责解决错误的人员了解该数据的具体呈现形式，并确保该流程能正确完成。

传统文档处理确实存在某些挑战，而在数字化转型项目开始之前理应考虑这些挑战，以免出现延迟：

• 只使用一种格式进行处理：文档处理使用预定义的提取规则来将相关信息转化为数字形式。此类数据捕获操作非常适用于该信息可保持一致的结构化数据。但是，如果您拥有大量非结构化数据或复杂文档，且所提供的信息并不一致，此流程则可能会引发十分耗时的错误。
• 依赖处理专家：出现问题和错误时，通常会对其进行标记，以便处理专家进行人工审查。此举可能会耗费大量时间，且需耗费大量人力资源。
• 难以持续改进：文档处理系统缺乏操作可视性，因而无法了解文档处理的执行情况以及哪些错误通常会拖慢此流程。

可使用文档处理的部分最常见情况如下：

• 发票/工资单：数字化转型要求将人工开票与薪资系统进行数字化和自动化。通过使用 IBM 的 Automation Document Processing 等工具，您可配置并使用预定义的深度学习模型，来为开票流程提取数据。
• 保险：文件处理功能有助您从表格中提取数据，并快速验证承保范围和资格。此外，它还能使文档与行业标准和协议保持一致，并保护敏感文档和个人信息。
• 人力资源：利用文档处理将员工与候选人数据转化为有价值的洞察信息，从而优化员工管理和招聘决策。
• 欺诈检测：文件处理已成为金融服务的一个重要工具，它可对支票上的签名进行授权并确定大宗交易的真实性，从而消除银行业务中的差异问题。
• 抵押贷款：抵押贷款处理要求贷款机构每年处理数百万份纸质文件。文档处理可确保实现快速、简便的文档检索，同时提高抵押贷款申请的速度和规模。

IBM Cloud Pak for Business Automation 是 IBM 领先的文档处理产品，它可通过融入人工智能 (AI) 使您的自动化水平更上层楼。其功能旨在同步改善您的内部流程和客户体验。