ما المقصود بمعالجة المستندات؟

أتاح التقدُّم في الذكاء الاصطناعي تمكين الشركات من أتمتة معالجة المستندات بشكل أكبر.تستخدم معالجة المستندات الذكية (IDP) الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لتصنيف المستندات، واستخراج المعلومات، والتحقق من البيانات. كما تعمل على أتمتة معالجة المستندات وتسريعها من خلال الأتمتة وتنظيم البيانات غير المنظمة.

قد تشمل المعالجة الذكية للمستندات أيضًا أدوات أتمتة العمليات الآلية (RPA) ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) لجعل الانتقال من التناظرية إلى الرقمية أسرع وأقل عرضةً للخطأ. يمكن لأتمتة العمليات الآلية، على وجه الخصوص، أتمتة العمليات التي تتطلب التفاعل اليدوي والنقر، ما يقلِّل من الحاجة إلى التفاعل البشري مع العملية.

يمكن معالجة المستندات باستخدام خوارزميات رؤية الكمبيوتر أو الشبكات العصبية أو حتى العمل اليدوي. عادةً ما تتبع عملية تحويل البيانات التناظرية إلى بيانات رقمية هذه الخطوات:

1. تصنيف واستخراج التخطيط والهيكل: تعتمد حلول معالجة المستندات على القواعد. يقوم المبرمجون بإنشاء قواعد الاستخراج المحددة مسبقًا هذه قبل بدء العمل. ويشمل ذلك تحديد فئة الوثائق وشكلها. وبمجرد تحديد ذلك، يمكن للفريق استخراج التخطيط والهيكل.
2. استخراج معلومات المستند: هناك العديد من الطرق التي يمكن للفِرَق استخدامها لأتمتة نسخ النصوص. تقوم تقنية التعرُّف البصري على الحروف (OCR) بفحص المستند بحثًا عن نص مكتوب من المستندات اليدوية وتحويله إلى بيانات. يمكن للتعرُّف الذكي على الحروف، وهو نوع من التعرُّف على النصوص المكتوبة بخط اليد (HTR)، التعرُّف على النصوص العادية بالإضافة إلى أنواع الخطوط المختلفة وأنماط الكتابة اليدوية.
3. كشف أخطاء المستندات وتصحيحها: قد تكون تقنية التعرُّف البصري على الحروف (OCR) عرضةً للأخطاء، ما يعني أن البيانات المستخرجة قد تحتاج إلى مراجعة يدوية. وفي حال تعذُّر معالجة تنسيق المستند أو في حال تحديد أخطاء، يمكن وضع علامة عليه للمراجعة البشرية وإصلاحه من خلال الإدخال اليدوي.
4. تخزين المستندات والبيانات: يتم تخزين المستند النهائي بتنسيق يسمح له بالتكامل مع التطبيقات الحالية.   

إذا كنت تستخدم المعالجة الذكية للمستندات، فإنها تعزِّز معالجة المستندات التقليدية عن طريق القيام بما يلي:

• معالجة البيانات بشكل أسرع: تُعَد الأتمتة المتقدمة طريقة أسرع وأكثر دقة لاستخراج المعلومات ذات الصلة من البيانات غير المنظمة والتناظرية. يؤدي هذا إلى تقصير سير العمل من خلال التخلص من العمليات اليدوية وتقليل الأخطاء.
• معالجة المستندات غير المنظمة: على عكس معالجة المستندات التقليدية، يمكن للمعالجة الذكية للمستندات تحويل المعلومات المنظمة وغير المنظمة وشبه المنظمة وتطبيق البيانات على تطبيقات الأعمال وسير العمل.
• زيادة دقة البيانات: يعزِّز التعلم الآلي تصنيف المستندات واستخراج المعلومات والتحقق من صحة البيانات لتحسين جودة المعالجة والموثوقية. يهدف استخدام التدريب الخاضع للإشراف منخفض الرموز ضمن سير العمل إلى تحسين الدقة بمرور الوقت دون الحاجة إلى إعادة برمجة قواعد الاستخراج.
• تعزيز الأمن: تقوم المعالجة الذكية للمستندات بتخزين المستندات والمعلومات الشخصية في مكان آمن (رقمي). ويُعَد هذا أمرًا مهمًا بشكل خاص في القطاعات ذات اللوائح الأمنية وسياسات الامتثال الصارمة مثل قطاعَي الرعاية الصحية والخدمات المالية.
• تقليل التكلفة: إن الجوانب اليدوية في معالجة الوثائق التقليدية تجعلها عملية مستهلكة للوقت، ما يعوق الخبراء عن أداء الأعمال الأخرى. تُسهم الأتمتة في تقليل وقت المعالجة، ما يؤدي إلى تقليل التكاليف التشغيلية وتحسين استخدام الموظفين.

سواء أكانت مؤسستك تقوم برقمنة السجلات الصحية أو تهدف إلى تبسيط معالجة الفواتير، فمن المفيد القيام ببعض التحضيرات واتباع أفضل الممارسات لتجنب المشكلات المكلفة والتي تستغرق وقتًا طويلًا بمجرد البدء. ويتضمن هذا ما يلي:

• تصنيف المستندات: تأليف المستندات وتنظيمها وفقًا للوظيفة، ما يوضح المعلومات النسبية لاستخراج البيانات بإيجاز.
• تحويل البيانات: تحويل البيانات غير المنظمة وشبه المنظمة إلى بيانات منظمة توفِّر معلومات قابلة للاستخدام لتعزيز الأتمتة.
• فكِّر في التكامل وواجهات برمجة التطبيقات: بمجرد تحويل البيانات إلى تنسيق رقمي، كيف سيتم استخدامها داخل المؤسسة؟ هل ستكون متوافقة ويستطيع كل من يحتاجها الوصول إليها بسهولة؟ ناقش احتياجات العمل مع الأطراف المعنية لضمان دمجها بشكل صحيح داخل مؤسستك.
• استشارة الخبراء: تحدَّث مع الأشخاص الذين يستخدمون المعلومات التي تقوم برقمنتها لفهم قيمتها بشكل أفضل بالنسبة للأعمال وكيفية تفسيرها. سيضمن هذا أن الشخص الذي يتعامل مع الأخطاء يدرك الشكل المطلوب للبيانات وأنه يتم تنفيذ العملية بالطريقة الصحيحة.

تواجه معالجة الوثائق التقليدية بعض التحديات التي يجب أخذها في الاعتبار قبل بدء مشروع التحول الرقمي لتجنب التأخير، ومنها:

• استخدام تنسيق واحد فقط للمعالجة: تستخدم معالجة المستندات قواعد استخراج محددة مسبقًا لتحويل المعلومات ذات الصلة إلى شكل رقمي. وهذا النوع من التقاط البيانات يعمل بشكل جيد مع البيانات المنظمة حيث تكون المعلومات متسقة. ومع ذلك، إذا كانت لديك كميات كبيرة من البيانات غير المنظمة أو المستندات المعقدة حيث تكون المعلومات المقدَّمة غير متسقة، فقد تؤدي العملية إلى حدوث أخطاء تستغرق وقتًا طويلًا. 
• الاعتماد على خبراء المعالجة: عند ظهور المشكلات والأخطاء، غالبًا ما يتم وضع علامة عليها لتتم مراجعتها يدويًا بواسطة خبراء المعالجة. وقد يستغرق هذا الأمر وقتًا طويلًا ويتطلب موارد بشرية كبيرة.
• صعوبة التحسين المستمر: تفتقر أنظمة معالجة المستندات إلى الرؤية التشغيلية لكيفية عمل معالجة المستندات والأخطاء التي عادةً ما تؤدي إلى إبطاء العملية.

فيما يلي بعض المواقف الأكثر شيوعًا التي يمكنك فيها استخدام معالجة المستندات:

• الفواتير/كشوف المرتبات: تتطلب التحولات الرقمية رقمنة أنظمة الفواتير وكشوف المرتبات اليدوية وأتمتتها. باستخدام أداة مثل Automation Document Processing من IBM، يمكنك تكوين نموذج التعلم العميق المحدد مسبقًا واستخدامه لاستخراج البيانات لعملية الفوترة.
• التأمين: تتيح لك معالجة المستندات استخراج البيانات من النماذج والتحقق بسرعة من التغطية والأهلية. كما أنها تحافظ على توافق المستندات مع المعايير والبروتوكولات الصناعية وتحمي الوثائق الحساسة والمعلومات الشخصية.
• الموارد البشرية: استخدم معالجة المستندات لتحويل بيانات الموظفين والمرشحين إلى رؤى قيِّمة تعمل على تحسين إدارة الموظفين وقرارات التوظيف.
• الكشف عن الغش: أصبحت معالجة المستندات أداة قيِّمة للخدمات المالية، حيث يتم من خلالها التحقق من التوقيعات على الشيكات وتحديد صحة المعاملات ذات الحجم الكبير للقضاء على التناقضات المصرفية.
• الرهن العقاري: تتطلب معالجة الرهن العقاري من المقرضين معالجة ملايين الوثائق الورقية سنويًا. تضمن معالجة المستندات استرجاع المستندات بسرعة وبساطة وتزيد من سرعة وحجم إيداع الرهن العقاري.

تُعتبر IBM Cloud Pak for Business Automation، الخدمة الرائدة من IBM لمعالجة المستندات، خطوة إضافية نحو تحسين الأتمتة من خلال دمج الذكاء الاصطناعي. وتم تصميم ميزاتها لتحسين كلٍّ من عملياتك الداخلية وتجارب عملائك.