Ombudsman de l’Université d’Ottawa1

Le Bureau de l’ombudsman de l’Université d’Ottawa offre à tous les membres de la communauté universitaire un processus informel de règlement des différends, à la fois indépendant et impartial. Il formule des recommandations pour régler des cas individuels, mais peut aussi proposer au besoin des modifications aux pratiques et politiques en vigueur de l’établissement. Il ne remplace aucune des voies de recours disponibles à l’Université. Il agit dans le cadre des attributions suivantes.

Attributions

  1. Définitions

    Les présentes attributions s’appuient sur les définitions suivantes :

    Comité consultatif : Comité consultatif de l’ombudsman, créé en application de l’article 11 des présentes attributions.

    Ombudsman : L’ombudsman et son personnel, à moins que le contexte n’impose une autre interprétation.

    Communauté universitaire : Le personnel administratif, les étudiants, les chercheurs postdoctoraux, les chercheurs affiliés, les professeurs et les administrateurs de l’Université d’Ottawa.

    L’Université : L’Université d’Ottawa.

    Associations étudiantes : La Fédération étudiante de l’Université d’Ottawa et l’Association des étudiant(e)s diplômé(e)s de l’Université d’Ottawa.

  2. Principes
    • 2.1. L’ombudsman est indépendant de toute structure administrative universitaire ou étudiante existante.
    • 2.2. L’ombudsman agit de façon juste et impartiale, en toute confidentialité. Il formule des recommandations et des conseils aux membres de la communauté universitaire, leur permettant ainsi de résoudre les différends de façon informelle, efficace et simplifiée.
    • 2.3. Les présentes attributions doivent être interprétées en fonction de ces principes.
  3. Mandat

    4. L’ombudsman a pour mandat d’offrir un processus indépendant, impartial et confidentiel aux membres de la communauté universitaire pour leur permettre de trouver des solutions justes et équitables aux différends qui les touchent. Au besoin, l’ombudsman peut également recommander la modification de politiques ou de procédures institutionnelles et encourager la discussion sur des questions touchant l’Université dans son ensemble.

  4. Compétence
    • 4.1. L’ombudsman a compétence pour recevoir les demandes et les plaintes liées à l’Université de tout membre ou ex-membre de la communauté universitaire. Il ne peut toutefois recevoir les plaintes déposées par un tiers (p. ex. parent ou ami) au nom d’un membre ou d’un ex-membre.
    • 4.2. L’ombudsman ne peut lancer d’enquête avant que le demandeur ait épuisé les sources d’aide et les voies de recours à sa disposition, à moins que cette exigence n’impose un fardeau trop lourd à cette personne. L’ombudsman peut aider les membres de la communauté universitaire à déterminer la procédure qu’ils devraient suivre.
    • 4.3. L’ombudsman ne peut intervenir, que ce soit directement ou indirectement, dans les situations couvertes par une convention collective valide.
    • 4.4. L’ombudsman peut refuser d’intervenir ou de poursuivre son intervention dans toute affaire jugée frivole, vexatoire, ou de mauvaise foi, qui abuse de ses fonctions, ou qui fait déjà l’objet d’une action en justice.
    • 4.5. Si l’ombudsman refuse d’intervenir ou de poursuivre son intervention dans une affaire, il doit communiquer ses raisons par écrit au demandeur.
    • 4.6. Les décisions de l’ombudsman d’intervenir ou non et ses recommandations sont définitives et sans appel.
    • 4.7. L’ombudsman ne peut intervenir dans les affaires qui pourraient le mettre en conflit d’intérêts. Le comité consultatif pourra alors nommer quelqu’un d’autre pour servir temporairement d’ombudsman.
  5. Pouvoirs
    • 5.1. L’ombudsman peut enquêter sur toute plainte touchant l’Université. Toutes les enquêtes sont menées de façon impartiale, en permettant à toute personne impliquée de répondre aux allégations contre elle. Le choix des méthodes d’intervention, telles que définies à l’article 6, sera à la discrétion de l’ombusdsman, et selon les circonstances.
    • 5.2. L’ombudsman a accès à tous les dossiers, rapports, documents et renseignements nécessaires à ses fonctions, sous réserve des lois et politiques existantes concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels.
      Les membres de la communauté universitaire doivent traiter les demandes de renseignements de l’ombudsman dans les plus brefs délais. L’ombudsman s’efforcera d’être raisonnable dans ses demandes.
    • 5.3. Si l’ombudsman découvre des failles dans les procédures et politiques existantes qui pourraient compromettre les droits des membres de la communauté universitaire, il peut lancer une enquête sans avoir reçu de plainte, mais après avoir consulté le comité consultatif. Il peut également formuler des recommandations et les présenter aux personnes intéressées.
  6. Méthodes d’intervention
    • 6.1. L’ombudsman peut recourir à sa discrétion à différentes méthodes d’intervention, dont les suivantes :
      • 6.1.1.1. aider les parties à communiquer;
      • 6.1.1.2. animer une rencontre entre les parties;
      • 6.1.1.3. examiner tout document pertinent de l’Université;
      • 6.1.1.4. envoyer des demandes informelles d’information pour éclaircir une affaire;
      • 6.1.1.5. rencontrer les parties, ensemble ou séparément;
      • 6.1.1.6. utiliser une forme de diplomatie de la navette;
      • 6.1.1.7. assurer la médiation d’un différend;
      • 6.1.1.8. faire des recommandations pour obtenir un règlement juste d’une affaire.
    • 6.2. L’ombudsman agit comme source de renseignements pour les membres de la communauté universitaire. Il les informe sur les politiques, les procédures, leurs droits et responsabilités. Les membres de la communauté peuvent aussi consulter l’ombudsman pour savoir où et à qui adresser leurs plaintes et demandes de renseignements.
    • 6.3. L’ombudsman peut envoyer des recommandations écrites aux personnes intéressées à propos d’une plainte.
    • 6.4. En tout temps, l’ombudsman peut attirer l’attention de personnes intéressées sur des politiques, des règlements ou des procédures qui semblent confuses, inéquitables ou injustes.
  7. Confidentialité
    • 7.1. Le contenu de tous les échanges avec l’ombudsman est confidentiel et ne peut être divulgué sans le consentement écrit du demandeur, sauf si la loi l’exige.
    • 7.2. L’ombudsman conserve, conformément aux lois applicables, des dossiers à jour sur les demandes et les plaintes qu’il reçoit.
    • 7.3. L’ombudsman a l’usage exclusif de ses dossiers. Ces derniers ne peuvent être remis à qui que ce soit, pour quelque fin que ce soit, sauf si la loi l’exige.
    • 7.4. L’ombudsman n’est pas tenu à la confidentialité dans les affaires où un crime grave a été commis ou qui présentent un risque imminent d’agression physique ou d’abus.
  8. Responsabilité
    • 8.1. L’ombudsman doit présenter un rapport annuel à la communauté universitaire, plus particulièrement au Sénat, au Bureau des gouverneurs et aux associations étudiantes de l’Université d’Ottawa. Le rapport est rendu public sur le site Web de l’ombudsman.
    • 8.2. Le rapport doit comprendre une description détaillée des activités de l’ombudsman, des statistiques sur les plaintes reçues et, au besoin, des recommandations.
    • 8.3. Le comité consultatif évalue le travail de l’ombudsman chaque année.
    • 8.4. Tout membre de la communauté universitaire estimant que l’ombudsman a violé les présentes attributions peut envoyer une lettre décrivant en détail la violation alléguée au président du comité consultatif. Le comité consultatif ouvrira une enquête et pourra nommer quelqu’un pour la mener. Il informera la personne des résultats de l’enquête.
  9. Général
    • 9.1. Chaque membre de la communauté universitaire a le droit de demander l’aide de l’ombudsman sans avoir à craindre de menaces ou de représailles de la part d’un autre membre de la communauté.
  10.  Nomination
    • 10.1. Le comité consultatif est responsable de recruter la personne qui occupera le poste d’ombudsman.
    • 10.2. La personne est nommée pour un mandat initial de deux ans, renouvelable pour des mandats additionnels de cinq ans. L’ombudsman dispose des ressources administratives nécessaires à l’exercice de ses fonctions.
    • 10.3. L’Université et les associations étudiantes partagent les coûts liés aux fonctions de l’ombudsman. L’Université assume 50 % de ces coûts.
  11.  Comité consultatif
    • 11.1. Responsabilités du comité consultatif :
      • 11.1.1 agir comme comité de sélection de l’ombudsman de l’Université d’Ottawa;
      • 11.1.2 conseiller l’ombudsman, notamment sur la nécessité de lancer une enquête systémique en application du paragraphe 5.3;
      • 11.1.3 recommander un budget pour l’ombudsman;
      • 11.1.4 veiller à ce que le rapport annuel de l’ombudsman soit largement diffusé;
      • 11.1.5 répondre aux plaintes concernant le travail de l’ombudsman;
      • 11.1.6 évaluer le travail de l’ombudsman;
      • 11.1.7 proposer la cessation des fonctions du titulaire du poste d’ombudsman de l’Université d’Ottawa.
    • 11.2. Le comité consultatif respecte la confidentialité des dossiers de l’ombudsman et n’a accès à aucune information permettant d’identifier un demandeur.
    • 11.3. Le comité consultatif est composé de huit membres.
      • 11.3.1 Quatre des membres sont nommés par l’Université. Ils comprennent au moins un membre du personnel administratif à temps plein et un professeur à temps plein.
      • 11.3.2 Quatre membres sont désignés par les associations étudiantes. Ils comprennent au moins un étudiant de premier cycle à temps plein et un étudiant des cycles supérieurs à temps plein.
      • 11.3.3 Les membres nommés par les associations étudiantes ont un mandat renouvelable d’un an.
      • 11.3.4 Les membres nommés par l’Université ont un mandat renouvelable de deux ans.
      • 11.3.5 L’ombudsman n’est pas membre du comité consultatif, mais peut assister à ses réunions, sauf celles concernant les responsabilités décrites aux alinéas 11.1.6, 11.1.7 et 11.1.8 des présentes attributions.
      • 11.3.6 Le comité consultatif se réunit au moins trois fois par année.
      • 11.3.7 Le quorum requis est de cinq membres.
    • 11.4. Les membres du comité consultatif approuvent ou rejettent par vote les motions qui lui sont soumises :
      • 11.4.1 si le vote est nul, la motion est rejetée;
      • 11.4.2 la cessation des fonctions du titulaire du poste d’ombudsman de l’Université d’Ottawa doit être approuvée par les deux tiers des membres du comité consultatif.
    • 11.5. Le comité consultatif élit son président parmi ses membres
    • 11.6. Si l’ombudsman intervient dans une affaire touchant un des membres du conseil consultatif, le membre en question doit se retirer temporairement du comité. Un remplaçant appartenant à la même catégorie est alors nommé par les associations étudiantes ou l’Université, selon les règles énoncées au paragraphe 11.3.

Approuvé par le Sénat le 4 mai 2009
Approuvé par le Bureau des gouverneurs le 25 mai 2009

1Dans la présente brochure, le genre non marqué, c'est-à-dire le masculin, quand il est employé pour désigner des personnes, renvoie aussi bien à des femmes qu’à des hommes.

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Dernières modifications : 2010.06.25
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