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Méthode administrative

Gouvernance 20-1

Entrée en vigueur : 1975-03-21

Autorisée par : Secrétaire de l'Université

DEMANDES AU BUREAU DES GOUVERNEURS

BUT

1. La présente méthode a pour but d'établir des normes et une marche à suivre concernant la préparation et la présentation des demandes au Bureau des gouverneurs.

CATÉGORIES DE DEMANDES

2. Les demandes au Bureau des gouverneurs se classent dans les cinq catégories suivantes :

• a) Demande C - à utiliser :

  - pour les congés sollicités par le personnel enseignant, tels que les congés sabbatiques, les congés d'étude avec ou sans solde et les congés spéciaux se rapportant au domaine scolaire (voir le règlement 46 et la Convention collective);

  N.B. Dans le cas où un congé a été accordé et doit être reporté à plus tard, vous êtes prié de soumettre une demande T indiquant les dates exactes du début et fin du congé, le salaire qui sera payé par l'Université pendant cette période, et tout autre renseignement pertinent à la demande.

• b) Demande D - à utiliser exclusivement pour le personnel enseignant lorsqu'il s'agit :
  - d'un engagement contremandé;
  - d'une cessation d'emploi;
  - d'un décès;
  - d'une retraite, y compris une retraite anticipée;
  - d'un congé de maladie et d'un congé d'invalidité prolongé (voir règlement 46);
  - de toute autre interruption d'emploi pour des raisons ne se rapportant pas au domaine scolaire.

• c) Demande E - à utiliser :
  - pour l'engagement du personnel enseignant;
  N.B. On annexera à la demande E le curriculum vitae, l'exemplaire du contrat d'engagement, lequel devra, entre autres, spécifier les conditions relatives au niveau du bilinguisme exigé, et le nombre d'années d'expérience reconnues.

• d) Demande P - à utiliser exclusivement pour le personnel enseignant :
  - pour les cas de promotion;
  - pour les cas de permanence.
  N.B. Dans les deux cas, la demande P devra être accompagnée des documents pertinents (voir la Convention collective).

• e) Demande T - à utiliser pour :
  - congé de ressourcement du personnel de soutien (voir règlement 63);
  - nomination d'un directeur ou d'une directrice de département ou de service (joindre une copie du curriculum vitae);
  - nomination d'un professeur ou d'une professeure auxiliaire;
  - nomination à titre de professeur ou professeure émérite
  - double affectation du personnel enseignant;
  - toutes autres demandes qui exigent l'approbation du Bureau des gouverneurs, mais pour lesquelles il n'existe pas de formulaires particuliers.

PRÉPARATION DES DEMANDES

3. Les formulaires doivent être complètement remplis avant d'être soumis et doivent être accompagnés de toute la documentation pertinente. Un grand nombre de retards peuvent être occasionnés par le fait que certains renseignements n'ont pas été fournis. Les formulaires qui ne sont pas remplis correctement seront retournés aux demandeurs.

4. S'il est nécessaire d'utiliser plus d'un formulaire pour une demande donnée, le numéro identifiant le premier exemplaire du formulaire doit figurer sur tous les autres exemplaires; dans un tel cas, tous les exemplaires supplémentaires doivent aussi être signés.

5. Toutes les demandes s'adressant au Comité d'administration doivent être soumises en dix exemplaires (l'original, plus neuf copies) et celles s'adressant au Comité mixte en deux exemplaires (l'original plus une copie).

PRÉSENTATION DES DEMANDES

6. Toute demande doit être dactylographiée.

7. Sauf les demandes qui exigent d'abord la signature du directeur du Service des ressources humaines : abolition de poste attitré pour le personnel de soutien et nomination à un poste comportant 571 points et plus, toutes les demandes doivent être expédiées directement au Cabinet du Secrétaire de l'Université. Les demandes sont ensuite inscrites et acheminées aux comités appropriés pour fin d'étude (Comité d'administration, Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs et le Service des Budgets). Les délais de réponses sont plus longs lorsque le Comité d'administration et le Comité mixte doivent faire des recommandations au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs et/ou au Bureau des gouverneurs.

8. Les réunions du Comité d'administration ont lieu le mercredi matin de chaque semaine. Toute demande complète qui parvient au Cabinet du Secrétaire le vendredi est présentée au Comité d'administration le mercredi de la semaine suivante.

9. Les réunions du Comité mixte du Sénat et du Bureau des gouverneurs se tiennent le mardi, aussi fréquemment que nécessaire.

10. Les réunions du Comité exécutif du Bureau des gouverneurs ont lieu une fois par mois, en général le mardi.

Revisée le 10 février 1989

(Cabinet du secrétaire)