Système de gestion de courrier électronique à l'Université d'Ottawa
- Accéder à votre compte courriel uOttawa sur Internet
- Gérer votre boîte de réception
- Conseils pratiques
- Nétiquette
- Signatures
- Gestion de l’espace
Accéder à votre compte courriel uOttawa sur Internet
Utilisateurs MS Exchange/Outlook (employés seulement)MS Exchange est le serveur central de l’Université pour le courrier électronique et la gestion d’agendas. |
Utilisateurs Mailbox (étudiants, anciens, employés)Mailbox est le serveur central de l’Université destiné surtout à l’usage des étudiants et des anciens. |
Outlook Web Access pour employés |
Courriel Web uOttawa |
Utilisez OWA pour employés si vous voulez :
Utilisez Outlook pour :
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Utilisez le Système de gestion du courrier électronique de l’Université d’Ottawa pour :
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Gérer votre boîte de réception
- Prévoir des heures fixes chaque jour pour vérifier votre courriel, par ex., à 9 h, midi et 15 h.
- Choisir une heure et un lieu qui minimiseront les interruptions.
- Fixer des délais raisonnables pour chaque période (1/2 heure au minimum).
- Filtrer le pourriel au moyen de l’outil anti-pourriel de l’Université.
- Trier les messages :
- Séparer le courriel personnel du courriel lié au travail en utilisant les filtres appropriés. Se concentrer sur les messages liés au travail.
- Parcourir la liste des sujets/objets et les noms des expéditeurs pour déterminer rapidement ce qui peut être supprimé immédiatement.
- Trier les messages selon la date en commençant par les plus récents (certaines questions peuvent déjà avoir été abordées, les discussions sont peut-être contenues dans un seul message, etc.). Vérifier aussi les messages marqués d’un indicateur d’importance.
- Traiter les messages qui restent en effectuant le nécessaire :
- Supprimer
- Archiver
- Remettre la réponse à plus tard
- Donner suite au courriel
- Répondre immédiatement (seulement si la réponse prendra moins de deux minutes ou s’il s’agit d’une question d’extrême importance)
Conseils pratiques
- Ne pas mettre de contenu à caractère confidentiel, personnel ou émotif dans un courriel.
- Se servir de la fonction « Transférer » au lieu de « Répondre ». Plus d’une personne s’est mordu les doigts d’avoir répondu par un commentaire personnel à l’ensemble des membres d’une liste de diffusion! Pour répondre à un courriel, toujours vérifier le champ « À » pour s’assurer de répondre au destinataire voulu et non à une liste.
- Mettre à jour le carnet d’adresses régulièrement pour conserver les coordonnées de la clientèle et des collègues.
- Pour vous assurer que vos courriels ne contiennent pas de fautes, utiliser le vérificateur d’orthographe de votre logiciel de courriel et le correcteur grammatical de Word (copier-coller le texte).
- Dans le cas de renseignements à caractère répétitif, il est possible de créer des fichiers modèles faciles à personnaliser le cas échéant, et à copier-coller dans vos courriels. On réduit ainsi le risque d’insérer des fautes d’orthographe ou de grammaire.
- Si le nom des correspondants s’ajoute automatiquement à une liste de diffusion, il faut s’assurer de leur fournir les renseignements nécessaires pour supprimer leur nom de cette liste.
Nétiquette
- Inscrire clairement un objet spécifique pour chaque courriel.
- Réduire les citations au minimum requis.
- Relire le message trois fois avant de l’envoyer.
- Prévoir les réactions de la personne récipiendaire.
- Vérifier l’orthographe et la grammaire. Utiliser le vérificateur d’orthographe de votre logiciel!
- Ne pas envoyer de messages incendiaires ni de pourriels et éviter l’utilisation abusive des MAJUSCULES.
- Ne pas transférer de courriels en chaîne.
- Ne pas vous servir du courriel à des fins illégales ou contraires à l’éthique.
- Ne pas compter sur la confidentialité du courriel, surtout au travail, mais respecter la vie privée d’autrui.
- En cas de doute, « la nuit porte conseil » : conserver le message et ne l’envoyer que le lendemain après l’avoir relu.
Signatures
Conclure tous vos courriers électroniques par votre carte professionnelle.
Suggestion : créer deux fichiers signature distincts, un pour usage interne à l’Université et l’autre pour usage externe, dans les formats suivants :
Format interne |
Format externe |
Nom au complet |
Nom au complet |
Titre du poste |
Titre du poste |
Département/Faculté |
Département/Faculté |
Adresse Web du département / de la faculté |
Adresse Web du département /de la faculté |
Adresse courriel |
Adresse courriel |
Numéro de téléphone / cellulaire |
Numéro de téléphone / cellulaire |
Numéro de télécopieur |
Numéro de télécopieur |
Nom de l’édifice |
Adresse postale |
Gestion de l’espace
Pour surveiller l’utilisation de l’espace dans votre boîte de réception (cette option n’est pas disponible à partir du « Outlook Web Access ») :
- Cliquer à droite sur le dossier « Mailbox – nom d’usager » dans le volet de navigation des dossiers;
- Choisir Propriétés pour « Mailbox – nom d’usager »;
- Cliquer sur Taille du dossier;
- Examiner la « Taille totale (incluant les sous-dossiers) » : ce total ne devrait pas dépasser 250000 KB.
Pour conserver l’espace :
- Effacer tous les messages dont vous n’avez plus besoin ou les transférer à votre dossier de courrier personnel (.pst).
- Nettoyer votre dossier « Éléments envoyés ».
- Rechercher les courriels volumineux pour les transférer ou les effacer :
- Cliquer sur Dossiers de recherche dans le volet de navigation des dossiers;
- Choisir Nouveau dossier de recherche;
- Choisir Courrier volumineux sous l’en-tête Organisation du courrier;
- Choisir votre compte Mailbox à côté de « Rechercher le courrier dans : »;
- Cliquer sur ok.
- Vider les dossiers « Éléments supprimés » et « Courrier indésirable ».
Les éléments dans tous vos dossiers y compris les éléments supprimés et les éléments envoyés comptent dans votre capacité limite.
