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Attributions
Création
La création du Comité de vérification a été décidée par la résolution 85.22 du Bureau des gouverneurs et confirmée par le Règlement interne A6.2, 1987 du Bureau. Les attributions ont été modifiées par le Bureau des gouverneurs à sa réunion du 21 mars 2005 par la résolution 2005.2, à sa réunion du 26 mai 2008 par le Règlement interne numéro 1, 2008 et à sa réunion du 16 décembre 2010 par la résolution 2010.28.
Le Comité de vérification est un comité permanent du Bureau des gouverneurs, dont il relève directement.
Le Comité de vérification aide le Bureau des gouverneurs à s'acquitter de ses obligations juridiques et fiduciaires relatives aux états financiers vérifiés annuels, à la gestion des risques et aux mécanismes de contrôle élaborés et déployés par la direction de l’Université d’Ottawa pour assurer :
- la protection des actifs de l’Université contre les pertes de tous genres;
- l’exactitude, la fiabilité et l’actualité de l’information financière, organisationnelle et opérationnelle d’importance;
- la protection satisfaisante, l’acquisition à bon compte et l’utilisation efficace des ressources;
- l’identification, l’évaluation, l’atténuation et la surveillance des risques pouvant nuire à la réalisation des objectifs de l'Université;
- le respect des règlements et procédures de l’Université, ainsi que des lois et de la réglementation applicables;
- la promotion d’une éthique et de valeurs solides dans la communauté universitaire.
Les responsabilités du Comité de vérification sont :
1. Examen des états financiers annuels vérifiés
1.1 Revoir les états financiers provisoires annuels de l'Université d'Ottawa et ceux du Régime de retraite de l'Université d'Ottawa (1965), de concert avec la direction et le vérificateur externe, et en recommander l'approbation au Bureau des gouverneurs.
1.2 Examiner les conventions comptables, les divulgations de nature financière, les questions ou les données à l’égard desquelles la direction doit exercer sa discrétion ou fournir des prévisions, ainsi que les hypothèses qui les sous-tendent, les opérations entre apparentés et d’autres aspects se rapportant à la préparation des états financiers, y compris leur structure et leur présentation.
1.3 Revoir et approuver les changements proposés aux conventions comptables.
1.4 Revoir les lettres de recommandation venant du vérificateur externe, ainsi que les réponses et les plans d’action de la direction de l’Université, et le suivi fait de ces plans.
1.5 Revoir le rapport annuel que lui remet le vérificateur externe concernant ses constatations et tout autre aspect de la vérification annuelle des états financiers.
2.1 Examiner toute question relevant de la compétence du Comité de vérification, et formuler des avis au sujet, notamment, de la convenance, de l'exactitude, de l’actualité et de la fiabilité des rapports financiers, et, à la demande de la direction ou du Bureau des gouverneurs, au sujet de l’efficacité des procédures de contrôle comptable interne et de contrôle de gestion.
3. Gestion des risques et environnement de contrôle
3.1 Revoir le rapport annuel du Comité de gestion des risques pour avoir l’assurance que le processus de gestion des risques fonctionne efficacement et de façon efficiente.
3.2 Faire rapport chaque année au Bureau des gouverneurs des constatations de son évaluation du processus de gestion des risques.
- (i) de la direction de l’Université concernant les cas de fraude, de litige, de dénonciation et de manquement majeur aux pratiques de contrôle;
- (ii) du directeur ou de la directrice du Bureau de la vérification interne concernant l’examen périodique des comptes de dépenses de la haute direction de l’Université.
3.4 Revoir l’attestation annuelle de conformité de la direction aux exigences de retenues sur les salaires ou autres, et de remise des prélèvements à la source, entre autres l’impôt, le Régime de pensions du Canada.
4. Mission du vérificateur externe et détermination de la rémunération
4.1 Revoir et approuver l'étendue de la vérification externe des états financiers annuels.
4.2 Recommander pour approbation au Comité exécutif du Bureau des gouverneurs les honoraires de vérification des états financiers.
4.3 Revoir les conditions de la mission du vérificateur externe énoncée chaque année dans la lettre de mission.
4.4 Revoir et préautoriser les services de vérification qui ne sont pas mentionnés dans la lettre de mission du vérificateur externe, le cas échéant, mais que le vérificateur externe doit exécuter pour l’Université d’Ottawa.
4.5 Obtenir chaque année du vérificateur externe une attestation écrite officielle d’indépendance divulguant tous liens entre le vérificateur externe et l’Université d’Ottawa, et discuter avec le vérificateur externe des relations et services ainsi divulgués qui pourraient influer sur son objectivité et son impartialité.
- (i) l’indépendance continue du vérificateur externe, notamment considérer et préautoriser tout service non lié à la vérification qu’il est appelé à fournir à l’Université d’Ottawa, ainsi que les honoraires qui s’y rattachent;
- (ii) les changements d’importance aux plans annuels ou aux conditions de la mission du vérificateur externe;
- (iii) la qualité et l’efficacité de la relation entre le vérificateur externe et la direction de l’Université d’Ottawa d’une part, et le Bureau de la vérification interne d’autre part.
4.7 Revoir et recommander pour approbation au Bureau des gouverneurs :
- (i) la nomination annuelle du vérificateur externe des états financiers de l’Université d’Ottawa et du Régime de retraite (1965) de l’Université;
- (ii) l’étendue de la mission, les procédures à suivre et les honoraires relativement à toute vérification spéciale demandée au vérificateur externe.
5. Vérification interne
5.1 Le président ou la présidente du Comité de vérification participe au processus de nomination du directeur ou de la directrice du Bureau de la vérification interne. Le comité de sélection considère la recommandation du recteur visant la nomination du directeur ou de la directrice du Bureau de la vérification interne.
5.2 S’assurer que le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne conserve une indépendance raisonnable dans l'exercice de ses fonctions.
5.3 S’assurer chaque année qu’il existe une coordination et une collaboration satisfaisantes entre les activités de vérification interne et de vérification externe.
5.4 Revoir chaque année les attributions de la vérification interne (Règlement 96) et recommander les changements nécessaires au Comité d’administration de l’Université d’Ottawa pour approbation conjointe du Comité d’administration et du Comité de vérification.
5.5 Revoir et approuver le plan de vérification interne annuel.
5.6 Revoir les rapports de vérification provisoire et annuelle du Bureau de la vérification interne.
5.7 Revoir, le cas échéant, des rapports particuliers du Bureau de la vérification interne, notamment les réponses de la direction aux constatations et aux recommandations ainsi que le suivi des plans d'action.
6. Autres vérifications
6.1 Revoir les autres rapports de vérification émanant d’organismes externes et des conseils subventionnaires.
7.1 Établir son propre plan de travail annuel en consultation avec la direction de l’Université d’Ottawa, le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne et le vérificateur externe, afin de pouvoir s’acquitter au mieux de son mandat.
Le Comité de vérification se compose d'au moins six (6) membres du Bureau des gouverneurs – autres que les membres élus à la présidence et à la vice-présidence du Bureau – nommés par le Bureau. Seuls les membres du Bureau qui ne sont pas à l’emploi de l'Université et qui ont été nommés en application des alinéas b), c), e) et f) de l'article 9 de la Loi de l'Université d'Ottawa (1965) peuvent faire partie du Comité. Tous les membres du Comité de vérification doivent posséder une connaissance suffisante du domaine financier (pour pouvoir lire et comprendre les règles et méthodes comptables de l'Université ainsi que les estimations importantes qui servent à la préparation des états financiers), et au moins un membre doit posséder une expertise financière.
Les membres du Comité de vérification sont nommés pour la période correspondant au reste de leur mandat comme membre du Bureau des gouverneurs ou pour une période de deux ans, selon la plus courte des deux. Leur mandat au Comité de vérification est renouvelable.
Dirigeants
Le Comité de gouvernance et de nomination élit un des membres du Comité de vérification à la présidence. Le secrétaire de l'Université, ou son mandataire, fait fonction de secrétaire du Comité.
La majorité des membres constitue le quorum.
- 1. Le Comité de vérification se réunit assez souvent chaque année pour s'acquitter correctement de ses responsabilités et, après chaque réunion, il rend compte au Bureau des gouverneurs à une réunion de ce dernier.
- 2. Le président ou la présidente du Comité de vérification établit l'ordre du jour des réunions en consultation avec les membres du Comité, la direction de l’Université d’Ottawa, le vérificateur externe et le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne.
- 3. À moins d’indication contraire de la part Comité de vérification, le vérificateur externe et le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne peuvent assister aux réunions du Comité de vérification, tout comme d'autres dirigeants ou dirigeantes de l'Université d’Ottawa qui y sont invités à l’occasion.
- 4. Le Comité de vérification rencontre à huis clos le vérificateur externe, le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne et la direction de l’Université d’Ottawa, à chacune de ses réunions.
- 5. Le président ou la présidente du Comité de vérification peut communiquer directement avec le vérificateur externe et avec le directeur ou la directrice du Bureau de la vérification interne.
Le Cabinet du secrétaire de l’Université d’Ottawa fournit les services de secrétariat.