Politique de confidentialité
Vos renseignements personnels et l'Université d'Ottawa
L'Université s'engage à maintenir et à protéger l'aspect confidentiel et privé des renseignements personnels obtenus. Seules les personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles peuvent utiliser, modifier ou communiquer vos renseignements. Nous conservons vos renseignements seulement pour la période nécessaire imposée par la loi ou pour satisfaire les fins auxquelles ils ont été recueillis. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous prenons les précautions qui s'imposent au moment de les détruire.
Les renseignements recueillis peuvent être de nature :
- identitaire (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.)
- scolaire (programme d'étude, résultats, diplôme, etc.)
- financière (frais, paiements, carte de crédit, compte de banque, etc.)
- fiscale (numéro d'assurance sociale, droits de scolarité, bourse, etc.)
Dans le cadre de l'administration de ses affaires, l'Université peut communiquer vos renseignements personnels pertinents à d'autres instances de l'Université et aux prestataires de services (Association des anciens, associations étudiantes, compagnies d'assurances, institutions financières, etc.). Nous nous assurons que ceux-ci respectent les règlements de l'Université et les lois régissant les renseignements personnels.
Sauf dans des situations comme celles décrites précédemment, l'Université ne divulgue pas vos renseignements personnels à d'autres personnes ou à d'autres groupes de l'extérieur de l'Université sans obtenir au préalable votre autorisation écrite ou à moins d'y être contrainte par des dispositions légales ou des circonstances exceptionnelles.
Vous avez le droit d'accès aux renseignements recueillis par l'Université (à l'exception des évaluations et des lettres de recommandation confidentielles fournies à l'Université) et d'en demander la correction s'ils sont erronés. Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements personnels ou refuser qu'on les communique. Cependant, l'Université pourrait ne pas être en mesure de vous offrir l'information ou les services que vous avez demandés ou auxquels vous avez droit.
Les personnes qui désirent examiner leurs renseignements personnels recueillis par l'Université d'Ottawa, ou qui préfèrent que nous ne divulguions pas leurs renseignements personnels, peuvent en faire la demande par écrit à la vice-rectrice à la gouvernance à baipvp@uOttawa.ca ou à l'adresse suivante :
Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
Université d'Ottawa
Ottawa ON K1N 6N5
Approuvé par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs le 16 décembre 2003.
Vos renseignements personnels et l'Université d'Ottawa
Collecte de renseignements personnels
Pour offrir les services à sa clientèle étudiante, l'Université d'Ottawa doit recueillir certains renseignements personnels et nous prenons les mesures raisonnables pour en assurer la confidentialité.
Lorsque vous faites une demande d'admission à l'Université d'Ottawa ou que vous vous inscrivez à l'un de ses programmes ou de ses cours, vous acceptez que l'Université recueille vos renseignements personnels pertinents.
Motifs de la collecte
Les renseignements personnels servent à diverses fins : vous identifier, déterminer votre admissibilité aux programmes, établir votre rendement dans les cours et les programmes, déterminer vos droits à l'obtention d'un diplôme, évaluer l'attribution de bourses et de financement gouvernemental, permettre l'accès aux services étudiants, communiquer avec vous, permettre à l'Université d'administrer ses affaires scolaires et financières, etc.
Conservation de vos renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements seulement pour la période nécessaire imposée par la loi ou pour satisfaire les fins auxquelles ils ont été recueillis. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous prenons les précautions qui s'imposent au moment de les détruire.
Sécurité
L'Université s'engage à maintenir et à protéger l'aspect confidentiel et privé des renseignements personnels obtenus. Seules les personnes qui ont besoin de connaître ces renseignements pour exercer leurs fonctions officielles peuvent utiliser, modifier ou communiquer vos renseignements.
Communication et consentement
Dans le cadre de l'administration de ses affaires, l'Université peut communiquer vos renseignements personnels pertinents à d'autres instances de l'Université et aux prestataires de services (Association des anciens, associations étudiantes, compagnies d'assurances, institutions financières, etc.). Nous nous assurons que ceux-ci respectent les règlements de l'Université et les lois régissant les renseignements personnels.
Sauf dans des situations comme celles décrites précédemment, l'Université ne divulgue pas vos renseignements personnels à d'autres personnes ou à d'autres groupes de l'extérieur de l'Université sans obtenir au préalable votre autorisation écrite ou à moins d'y être contrainte par des dispositions légales ou des circonstances exceptionnelles.
Vos droits
Vous avez le droit de refuser de fournir certains renseignements personnels. Cependant, l'Université pourrait ne pas être en mesure de vous offrir l'information ou les services que vous demandez ou auxquels vous avez droit.
Vous avez le droit de refuser que l'on communique certains renseignements personnels, auquel cas vous pourriez perdre certains avantages offerts aux étudiants, étudiantes et aux anciens, anciennes de l'Université.
Vous avez droit d'accès aux renseignements contenus dans votre dossier, à l'exception des évaluations et des lettres de recommandation confidentielles fournies à l'Université.
Vous avez le droit de demander la correction des renseignements erronés contenus dans votre dossier.
Accès
Les personnes qui désirent examiner leurs renseignements personnels doivent prendre rendez-vous avec les responsables autorisés de l'unité scolaire ou du service où se trouvent vos renseignements.
Pour obtenir des renseignements supplémentaires concernant la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, veuillez consulter les règlements universitaires 14a, 90 et 108 à :
Questions, plaintes ou commentaires
Si vous avez des questions, plaintes ou commentaires concernant la collecte, l'utilisation ou la communication de vos renseignements personnels par l'Université d'Ottawa, veuillez communiquer par écrit à la vice-rectrice à la gouvernance à baipvp@uOttawa.ca ou à l'adresse suivante :
Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
Bureau de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée
Université d'Ottawa
Ottawa ON K1N 6N5
Approuvé par le Comité exécutif du Bureau des gouverneurs le 16 décembre 2003.