Cinco formas de como não gerenciar um projeto

1° Ser multi-tarefa

O problema não está em ser multi-tarefa, mas frequentemente a culpada é a má priorização. Nos pedem para iniciar várias tarefas simultaneamente e cada uma delas possui um “cliente” esperando por sua saída e cada cliente quer que a tarefa dele progrida.

Algumas funções são guiadas por multi-tarefa. Nem toda função deveria eliminar a multi-tarefa. Por exemplo, uma secretária, um chefe de cozinha e muitas outras funções exigem a movimentação de muitas partes. Isto é multi-tarefa nociva? Não necessariamente. Devido à natureza muito curta da tarefa, e de tempos de espera embutidos na própria tarefa, o atraso é usualmente tolerável. Você pode precisar responder várias chamadas telefônicas e colocar pessoas na espera. Este atraso não é geralmente um problema até que se torne excessivo. Eventualmente o cliente determina um limite na quantidade de tempo que você pode permitir nos atrasos por multi-tarefa, antes que ele desligue e faça negócio em outro lugar. Todos nós gostaríamos que nossas chamadas fossem respondidas imediatamente, nosso problema fosse abordado sem ficar esperando, e então concluiríamos nossa chamada. Porém, devido à curta duração da transação, nós estamos dispostos a aceitar uma certa quantidade de demora.

2° Estimativa de tempo das tarefas exageradas

A característica de ser multi-tarefa faz os membros da equipe embutirem maior segurança nas estimativas de tarefas. Quando uma “pequena” segurança é adicionada às estimativas elas não são consideradas como não razoáveis porque, mentalmente, nós adicionamos a segurança considerando uma distribuição normal do tempo.

Porém, o grande problema é que tempos de tarefas não são “normais”. De fato, não existe tal coisa como “normal”. A distribuição normal ocorre apenas na matemática, não na vida real.

Eu me pergunto, Se há tanta segurança embutida em cada tarefa, por que as tarefas continuam a atrasar?

3° Procrastinação ou a Síndrome do Estudante

A grande diferença está na razão para adiar o trabalho. A Síndrome do Estudante é um mecanismo de defesa natural. Significa adiar o trabalho até o último momento possível, não porque somos preguiçosos, pelo contrário, estamos trabalhando duro. Todos caímos presas da Síndrome do Estudante ocasionalmente. Ela ganhou esse nome pela forma como os estudantes lidam com o dever de casa.

Imagine seu professor dizendo que você tem uma prova final em 19 semanas. Ele lhe dá todo o material, o livro, os objetivos que serão testados e a data. Quando você começa a estudar? Na véspera da prova. Por quê? Você tem tempo, é por isso. Outras tarefas pressionam mais e, portanto, você atrasa o início de uma tarefa até o último momento, para lhe dar tempo de completar outro trabalho, muito provavelmente também sendo feito no último momento.

4° Dependência entre tarefas

Em projetos, todas as tarefas dependem de outras.

Em seu livro “The Mythical Man Month” (“O Mito do Homem-Mês”), Fred Brooks respondeu à pergunta sobre como os projetos atrasam: “Um dia por vez”. Você já notou que se a data final do seu projeto desliza, é quase impossível recuperá-la? Você também já notou o quão fácil é atrasar, mas o quanto é difícil adiantar? Se já, então você entende os problemas criados pela dependência entre tarefas. Para superar esse problema você precisa ter um sistema de projetos que garanta que todas as tarefas comecem, não quando elas estão agendadas para começar, mas quando as entradas necessárias estiverem disponíveis. Isso é especialmente vital com as tarefas no caminho crítico (ou na corrente crítica).

Você pode estar pensando: “Eu não tenho esse problema, porque eu realizo as tarefas em paralelo, em vez de em série.”  Será mesmo ???

5° em um projeto as coisas nem sempre são o que parecem. 2 + 2 = 5

Esse efeito curioso é bastante simples, embora geralmente negligenciado. Se você tivesse um projeto com duas tarefas, cada uma com 2 dias de duração, quanto tempo ele levaria? Prontamente vc responderia que seria 4 dias.

Porém, você sabe que a probabilidade é muito menor do que você pensava.

Eis o cenário: você está trabalhando na Tarefa-1 e sua saída vai para o recurso para realizar a Tarefa-2. Digamos que você é um santo e que começa sua tarefa no prazo, trabalhou nela até terminar, sem multi-tarefa, e completou-a no final do dia 2, como prometido. É normal completar seu trabalho, imediatamente levar seus resultados para a próxima pessoa (como se você realmente soubesse quem é) e entregá-los a ela para que comece? Não. Todavia, você conclui que terminou no prazo, então você relata o término para obter o crédito de ter terminado no prazo e dá o dia por encerrado. Na manhã seguinte você pega seu café, lê seu e-mail e faz qualquer outro trabalho pendente. Então você pega seus resultados de ontem e os entrega à próxima pessoa na fila. Agora perdemos metade de um dia.

Agora vc conhece as 5 formas de não gerenciar um projeto, será possível remover esses obstáculos e garantir que todo o escopo será entregue no prazo acordado, com os custos previstos e utilizando os recursos mapeados.

Forte abraço aos amigos leitores