Você está enfrentando atrasos no projeto devido a mudanças no cronograma. Como você pode aliviar as preocupações do cliente de forma eficaz?

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Quando os cronogramas do projeto mudam, causando atrasos, pode ser um momento estressante para você e seus clientes. A comunicação eficaz é fundamental para manter a confiança e gerenciar as expectativas. É crucial entender as preocupações que acompanham os atrasos e abordá-las de forma proativa. Em uma situação em que o inesperado acontece, sua capacidade de transmitir a mensagem certa pode fazer uma diferença significativa na forma como seus clientes percebem a situação. Ao utilizar as estratégias de comunicação certas, você pode aliviar as preocupações do cliente e manter seu projeto no caminho certo, mesmo quando o cronograma muda.

Principais especialistas neste artigo

Selecionados pela comunidade a partir de 3 contribuições. Saiba mais

Vaithilingam Sivasankaran

Senior Projects Manager

1 Reconhecer atraso

Ao enfrentar atrasos, o primeiro passo é reconhecer a situação diretamente. É importante informar seus clientes assim que souber de um atraso, fornecendo-lhes informações claras e concisas sobre o que está acontecendo. A transparência é fundamental; evite adoçar ou minimizar o problema. Em vez disso, explique a causa do atraso e seu impacto potencial no cronograma do projeto. Ao ser direto, você demonstra respeito pelo tempo e investimento de seus clientes, o que pode ajudar a manter a confiança deles em sua capacidade de gerenciar o projeto.

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Sosu Bright

Project Management || Administrative Aide || Data Analyst || ALX Fellow || Certified ALX Virtual Assistant
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Delay in projects are common issues that project managers face. As a project manager, you have to identify any possible delays or setbacks that may arise in the planning phase and find contingency plans. However, in cases of oversights during the planning phase, it is important to acknowledge issues and inform team/stakeholders. Articulate cause of delay to team/stakeholders clearly. Meet with the team/stakeholders and find feasible solutions as soon as possible. This would help keep the relationship and confidence between the project manager and stakeholders.

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Gostei

2 Oferecer soluções

Depois de reconhecer o atraso, é essencial apresentar soluções ou alternativas. Mostre a seus clientes que você é proativo, sugerindo maneiras de mitigar o impacto do atraso. Isso pode envolver o ajuste dos marcos do projeto, a realocação de recursos ou a revisão do cronograma de entrega. Também é útil discutir quaisquer medidas que você esteja tomando para evitar problemas semelhantes no futuro. Ao se concentrar em soluções em vez de problemas, você pode garantir aos clientes que está comprometido em entregar resultados, apesar dos desafios.

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3 Atualizações regulares

A comunicação consistente é vital ao lidar com atrasos no projeto. Configure um cronograma para atualizações regulares, seja por meio de reuniões, e-mails ou ferramentas de gerenciamento de projetos. Essas atualizações devem fornecer relatórios de progresso e quaisquer alterações no cronograma ou na estratégia. Manter os clientes informados não apenas mostra que você está gerenciando ativamente a situação, mas também permite a solução colaborativa de problemas. Os clientes apreciarão ser informados e envolvidos, o que pode promover um senso de parceria e responsabilidade compartilhada.

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4 Gerenciar expectativas

Gerenciar efetivamente as expectativas é crucial durante os atrasos do projeto. Seja realista sobre os cronogramas revisados e evite fazer promessas que você não pode cumprir. Discuta o que é alcançável dadas as novas circunstâncias e concorde com um conjunto revisado de expectativas. Essa abordagem ajuda a evitar mais decepções e cria confiança, mostrando que você está sendo realista e honesto sobre o progresso do projeto.

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Vaithilingam Sivasankaran

Senior Projects Manager
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Completely agreed. Regular update by meeting client and update what is happening, actions taken and how the mitigation would happen.. in this way, in a span of 1 month, client would agree on the revised schedule

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Jorge Marcelo Zakrzewski

Ejercicio de la profesión en STUDIO LIBERO
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Un error frecuente suele ser el aceptar cronogramas de trabajo realizados por terceros, muchas veces sin la experiencia de obra y solo basados en métricas estándar. Indispensable saber con que equipos y proveedores se trabajará, realizar un cronograma propio luego consensuarlo con cada uno para así tener un programa real y poder establecer caminos críticos en donde concentrar los esfuerzos.

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5 Abordagem personalizada

Adotar uma abordagem personalizada pode ajudar muito a aliviar as preocupações do cliente. Entenda que cada cliente pode ter necessidades e preferências exclusivas sobre como recebe informações e que nível de detalhe exige. Adapte seu estilo de comunicação para atender a essas preferências, seja por meio de relatórios formais ou check-ins casuais. Ao personalizar sua abordagem, você mostra aos clientes que valoriza suas necessidades individuais e está disposto a acomodá-las.

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6 Tranquilize o compromisso

Por fim, tranquilize seus clientes sobre seu compromisso com o sucesso do projeto. Enfatize sua dedicação à qualidade e ao atendimento de suas necessidades, apesar dos atrasos. Ofereça garantias de que você está fazendo todo o possível para voltar aos trilhos e entregar os resultados desejados. Esse compromisso pode ajudar a esclarecer dúvidas e reforçar a confiança de seus clientes em sua capacidade de lidar com os desafios de forma eficaz.

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1 Reconhecer atraso

2 Oferecer soluções

3 Atualizações regulares

4 Gerenciar expectativas

5 Abordagem personalizada

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