コース: タイムマネジメントの基礎
どこに置くか？
「何を」と「いつ」の問いについて 学習しました。 最後は「どこに」置くか？です。 処理中の物理的なものを どこに置くかを決める必要があります。 あるいは次の行動をどこで実行するかを 決める場合もあります。 次にファイリングの方法を学びます。 ここでは押さえておくべきポイントを 紹介します。 まず 「物にはホームがあり それ以外に置かない」という 原則を忘れないでください。 似ているものは一緒にまとめて ほかのすべてのものと区別します。 そうすれば効率的かつ簡単に 物を探したり 片づけたりできます。 フォルダや箱、トレイや棚などを ホームとして使うことができます。 いろいろな種類のものが 混在することなく 明確に区別できるツールなら 何でも構いません。 次に 捨てようと思った場合は どうでしょうか。 「迷ったものは捨てる」という 言葉をご存知だと思いますが、 これは 紙切れなどの 物理的なものについては有効です。 しかし 電子データの場合は 「迷ったらとっておく」のが原則です。 明らかに不要な電子メールやデータは 削除してかまいませんが 少しでも迷った場合は とっておきましょう。 記憶媒体のコストは年々下がっている上 データを検索する技術は 向上し続けているからです。 物理的なものは 「迷ったものは捨てる」 電子データは「迷ったらとっておく」 ようにします。 ここで電話番号や電子メール、住所など 連絡先に関する情報を保存する場所に ついてお話しします。 これらは いつでも利用できる １つの場所にまとめて保持されるべきです。 紙ではなく電子版をおすすめします。 データを常に同期し、ほかの人とも 簡単に共有できるサービスを利用しましょう。 そうすれば 情報を探すのに手間取ったり 誰かに探してもらったりして 自分や誰かの時間を 無駄にすることもありません。 「どこに」という問いに適切に答えるために 有効な手段の１つは タスクや予定を分類することです。 予定表やリマインダにある予定を 分類する機能が 役に立ったという方がいました。 複数の場所で仕事をする場合や さまざまな人と会う場合は 特に役に立ちます。 たとえば新宿のオフィスで 実行するすべてのタスクを 「新宿」カテゴリとしたり 何かを購入する予定をすべて 「買い物」カテゴリに グループ化したりするなど 場所ごとに分類すると わかりやすくなります。 定期的な会議にもこれを活用できます。 たとえば 毎週 10 時に定期的な 打ち合わせがある場合 そこで話題にするすべてのタスクを 「定例打ち合せ」カテゴリにします。 会議時にはそのリストを使えば すべてを一度に見ることができます。 「どこに」置くか という問いに答えるときには 「ホームには訪問者は立ち入り禁止」 であることを忘れないでください。 。 物理的なものは迷ったら捨て 電子データは迷ったらとっておきます。 連絡先情報は１カ所にまとめます。 タスクや予定は分類すれば より効率的に処理できます。 迅速に処理できかつ迅速に 探せるようにするのです。 次はファイリングで それを実現する方法について説明します。
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