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会議前の事前準備を知る
会議を効果的に進めるには、 事前の準備が必要です。 会議のファシリテーションを進めるにあたり 特に大切なことは、 会議の参加者が協働して 問題解決を図ることです。 会議の時間は限られていますので、 よりよいファシリテーションを行うために、 事前に準備 して 十分にイメージを沸かせていきます。 次の３つに分けて考えていきましょう。 １、会議全体のデザイン。 ２、コンテンツ。 ３、参加者。 それでは、１つ目の 会議全体のデザインから見ていきます。 会議のデザインは、 目的を適切に捉えるところから スタートします。 目的は、会議の出口となる アウトプットがどのようなものであるかを 理解する上で非常に重要です。 次に会議の中心となるテーマや 論点になりそうなことを考えます。 また、誰が会議の参加者であるかを 想定します。 それらを基に、 設定された会議の時間の中で どのような順番で進めていくとよいか、 優先順位とタイムラインも加味しながら 大まかなアジェンダを用意します。 続いて、コンテンツです。 会議の目的はいくつかに分けられます。 主なものは、情報共有をするため、 新たなアイデアを創出するため、 問題発見解決をするため、 重要な意思決定をするため、 学びや成長を促すなどが挙げられ ます。 それぞれの目的に向けて、 どのような項目について 議論がなされるとよいかを考えます。 次に、会議の参加者について考えます。 みんなが会議に 前向きな気持ちで協力的であると、 スムーズに進行が進みますが、 実際には、さまざまな人が参加しています。 目的を捉えずに とりあえず参加するという人もいますし、 それぞれの立場や普段の関係性を 気にする人は多いかもしれません。 挨拶程度の関係性の薄い人であったり、 ほぼ初対面の人たちばかりであったり、 外部の関係者が 参加することもあるでしょう。 日常的に意見が合わず 対立している人たちや、 声が大きく 会議の場を圧倒する存在感の人たち、 また、意思決定を下す最終責任者も いるかもしれません。 それらを踏まえて、 どのような場の雰囲気になるかも 考えておきましょう。 また、会議終了時が どのような状態になっているとよいかを イメージしておきます。 コンテンツと対人関係の双方から 現状がどのような状態であるかを把握し、…
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