Odio Teams
O sobre la comunicación en el ámbito empresarial
To win in the marketplace, you must first win in the workplace
por Doug Conant, CEO of Campbell Soup
La comunicación siempre ha sido uno de los principales retos que afrontan las empresass. Y no solo la comunicación exterior hacia el cliente, la competencia o el mercado en forma de marketing y publicidad, sino la comunicación interna hacia sus propios empleados y colaboradores.
Pasan tantas cosas y en tantos ámbitos que es dificil encontrar el mejor balance entre una comunicación excesiva y escasa. Por exceso, el riesgo es la sobreestimulación, el cansancio o hartazgo. Por defecto, puede aparecer la percepción de opacidad o inacción.
La construcción de la imagen corporativa es fundamental, y la visión que de la compañía tengas sus propios empleados es fundamental, no solo para atraer y retener talento, sino para venderla hacia el exterior desde quienes mejo la conocen.
Como en toda comunicación, los elementos clave son conocidos: emisor, receptor, mensaje y canal. A estos yo añadiría el momento, en cuanto a la frecuencia como decía antes o en cuanto a cierta predictibilidad sobre cuándo se espera el mensaje o por el contrario la sorpresa de que llegue inesperadamente.
Como en tantos otros aspectos, la pandemia marcó un antes y un después. En tiempos prepandémicos de oficinas llenas, la sala de reuniones era el claro mecanismo de comunicación. Para mensajes corporativos, por ejemplo a principios de ejercicio se hace una reunión en la que los líderes exponen balances previos del curso anterior y objetivos del presente curso. Se presenta la estructura con las novedades y se asignan responsables a las iniciativas. Para los mensajes más operativos del día a día había tanto reuniones diarias de seguimiento como espacios espontáneos de comunicación como la conversación de pasillo, de máquina de café, de comida... Con las oficinas vacías, los empleados pasaron de estar compartiendo un espacio físico a ubicarse en remoto.
Inicialmente se trató simplemente de digitalizar estos encuentros y espacios, con éxito siempre lejo al esperado. A día de hoy se pueden retomar días de oficina, con una segmentación mayor, pues es difícil convocar a todo el personal salvo en eventos muy señalados.
Reuniones de departamento, reuniones de tribu, reuniones de alineamiento, de seguimiento, town halls, all hands, tech pills, virtual coffees... Muchas reuniones, no todas efectivas y con muy distintos ánimos entre los asistentes, donde la atención y la intención a veces no se presentan en la sala. En cierto momento hay tanta sturación que se plantean límites, como espacios sin reuniones o intervalos de descanso entre ellas.
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Solo puede quedar uno
El lanzamiento oficial de MS Teams se produce el 14 de Marzo de 2017
Con el canal tampoco es fácil acertar. La frase que da título a este artículo se oye por doquier desde que MS Teams ha conseguido no solo copar el mercado en cuotas de uso sino agrupar a gran parte de sus usuarios en cuanto a las quejas hacia la herramienta. Y es que herramientas de comunicación siempre ha habido, desde Microsoft Communicator, Slack, Google chat, Zoom, incluso a su hermano Skype. Pero de un tiempo a esta parte MS Teams ha centralizado el canal de comunicaciones de la compañía, pues provee de canales, grupos, conversaciones, hilos... y se integra con el calendario, con un proveedor de identidades, se adapta a la estructura de la empresa en departamentos y mucho más. Todo encaja en el ecosistema y ha hecho a un lado a sus rivales de forma exitosa tras una cruenta batalla por el mercado.
MS Teams alcanza 320 millones de usuarios en 2024
Pero como casi siempre todo avance trae consigo un reto o un retroceso. Y es que toda la responsabilidad recae en el individuo, hay que escoger el mejor canal, el mejor momento, pero nunca se garantiza la eficiencia de la comunicación. Todos los mensajes llegan en la misma forma y con el mismo tipo de notificación, haciendo que sea el receptor el que tenga que discernir su importancia, atenderlos directamente o dedicar un tiemp oa leer las notificaciones, que se apilan haciendo que se puedan llegar a perder avisos importantes entre el totum revolutum de notificaciones, algunas automatizadas. En muchos casos se ha sustituido el correo electrónico por la notificación en Teams, donde se alternan conversaciones casuales, técnicas, avisos y noticias.
Es decir, volviendo al comienzo, puede que el emisor haya escogido perfectamente el momento, la cadencia, haya cuidado el mensaje y seleccionado la audiencia adecuada, y aun así el mensaje se pierda en el canal, porque sí, la información está en Teams, pero buscarla posteriormente puede ser un gran reto, así que cabe preguntarse, ¿sigue teniendo vigencia la utilización de Teams como herramienta única o siguen cabiendo otras alternativas?