Tiene dificultades para comunicarse con las partes interesadas. ¿Cuáles son las mejores formas de comunicarse con ellos?

1 Identifique a sus grupos de interés

Antes de comunicarte con alguien, necesitas saber quiénes son, qué quieren y cómo prefieren recibir información. Identificar a las partes interesadas puede ayudarte a adaptar tu mensaje, tono y canal para satisfacer sus necesidades y preferencias. Puede utilizar varias herramientas y métodos para identificar a las partes interesadas, como el análisis de las partes interesadas, el mapeo o las personas. La clave es comprender su nivel de interés, influencia y expectativas con respecto a su proyecto, objetivo o problema.

2 Aclara tu propósito y metas

Una vez que sepas quiénes son tus partes interesadas, debes definir lo que quieres lograr comunicándote con ellas. ¿Cuál es el propósito de su comunicación? ¿Cuáles son los principales puntos o mensajes que quieres transmitir? ¿Cuáles son los resultados o acciones deseados que desea de sus partes interesadas? Aclarar tu propósito y objetivos puede ayudarte a estructurar tu comunicación, centrarte en la información clave y evitar detalles o distracciones innecesarias.

3 Elige el canal y el formato adecuados

Dependiendo de su propósito, objetivos y partes interesadas, debe seleccionar el canal y el formato más adecuados para su comunicación. Por ejemplo, si desea informar a las partes interesadas sobre un cambio o una actualización, puede utilizar un correo electrónico, un boletín informativo o un informe. Si desea consultar a las partes interesadas sobre una decisión o un comentario, puede utilizar una encuesta, un cuestionario o una reunión. Si desea colaborar con las partes interesadas en una tarea o una solución, puede utilizar un chat, una videollamada o un taller. El canal y el formato adecuados pueden mejorar la eficacia y la eficiencia de su comunicación.

4 Utiliza un lenguaje claro y sencillo

Una de las barreras de comunicación más comunes es la jerga, los términos técnicos o los acrónimos que las partes interesadas pueden no entender o con los que no se relacionan. Para evitar confusiones o malentendidos, debe utilizar un lenguaje claro y sencillo que las partes interesadas puedan comprender y seguir fácilmente. También puede usar ejemplos, historias o imágenes para ilustrar sus puntos y hacerlos más atractivos y memorables. Evite usar demasiada información u oraciones complejas que puedan abrumar o aburrir a sus partes interesadas.

5 Escuche y responda

La comunicación no es una calle de un solo sentido. Necesitas escuchar y responder a tus grupos de interés tanto como hablas con ellos. Escuchar y responder puede ayudarte a mostrar respeto, empatía e interés en las opiniones y preocupaciones de las partes interesadas. También puede ayudarlo a abordar cualquier pregunta, objeción o problema que pueda surgir durante o después de su comunicación. Puede utilizar las habilidades de escucha activa, como parafrasear, resumir o hacer preguntas abiertas, para demostrar su comprensión y fomentar el diálogo.

6 Seguimiento y seguimiento

El último consejo, pero no menos importante, para comunicarse de manera efectiva con las partes interesadas es hacer un seguimiento y hacer un seguimiento. El seguimiento y el seguimiento pueden ayudarlo a reforzar su comunicación, mantener la relación y garantizar los resultados o acciones deseados. Puede hacer un seguimiento enviando una nota de agradecimiento, un resumen o un recordatorio a las partes interesadas después de su comunicación. Puede cumplir sus promesas, actualizar a las partes interesadas sobre el progreso o solicitar comentarios sobre los resultados. El seguimiento y el seguimiento pueden ayudarlo a generar confianza y credibilidad con sus partes interesadas.

7 Esto es lo que hay que tener en cuenta

Este es un espacio para compartir ejemplos, historias o ideas que no encajan en ninguna de las secciones anteriores. ¿Qué más te gustaría añadir?