¿Cuáles son algunas de las prácticas recomendadas para asignar nombres y organizar tus fórmulas en Hojas de cálculo de Google?

1 Usar nombres descriptivos

Uno de los primeros pasos para crear fórmulas claras y coherentes es usar nombres descriptivos para las celdas, los rangos y las hojas. Asignar un nombre a los elementos de datos le ayuda a identificarlos fácilmente, evitar errores de escritura y hacer que las fórmulas sean más legibles. Para nombrar una celda o un rango, selecciónelo y haga clic en el cuadro de nombre en la esquina superior izquierda de la pantalla. A continuación, escriba un nombre que refleje el contenido o el propósito de los datos, como Ventas, Gastos o Beneficios. Para asignar un nombre a una hoja, haga doble clic en la ficha y escriba un nombre que resuma los datos o el análisis de esa hoja, como Resumen, Panel o Informe.

2 Usar sintaxis coherente

Otra práctica importante para escribir fórmulas es usar sintaxis consistente, lo que significa seguir las mismas reglas y convenciones para cada fórmula. Por ejemplo, siempre debes comenzar tus fórmulas con un signo igual. (=), use comas (,) para separar los argumentos y usar paréntesis () para agrupar cálculos. También debe usar el mismo caso para los nombres de funciones, como SUMA, PROMEDIO o SI, y evitar espacios o caracteres especiales en sus nombres. El uso de sintaxis coherente le ayuda a evitar errores de sintaxis, que son errores que impiden que las fórmulas funcionen correctamente.

3 Usar referencias absolutas y relativas

Cuando copias y pegas una fórmula en otra celda, Hojas de cálculo de Google ajusta automáticamente las referencias de celda en función de la nueva ubicación. Esto se denomina referencia relativa y puede ser útil cuando se desea aplicar el mismo cálculo a datos diferentes. Sin embargo, a veces es posible que desee mantener constante una referencia de celda, independientemente de dónde copie la fórmula. Esto se llama referencia absoluta, y puede lograrlo agregando un signo de dólar. ($) antes de la letra de columna y/o el número de fila de la referencia de celda. Por ejemplo, $A$1 es una referencia absoluta, $A 1 es una referencia mixta que mantiene constante la columna y A$1 es una referencia mixta que mantiene la fila constante. El uso de referencias absolutas y relativas le ayuda a controlar cómo se comportan las fórmulas cuando las copia en otras celdas.

4 Usar comentarios y notas

A veces, es posible que desee agregar información o explicación adicional a sus fórmulas, como la fuente de los datos, la lógica detrás del cálculo o las suposiciones que hizo. Para ello, utiliza comentarios y notas en Hojas de cálculo de Google. Los comentarios son cuadros de texto que aparecen cuando pasa el cursor sobre una celda con un icono de comentario, y pueden ser vistos por cualquier persona que tenga acceso a la hoja. Las notas son similares, pero están ocultas hasta que haga clic en la celda con un icono de nota, y solo usted puede verlas. Para agregar un comentario o una nota, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Insertar comentario o Insertar nota. El uso de comentarios y notas le ayuda a documentar sus fórmulas y comunicarse con otras personas que puedan usar o ver su hoja.

5 Usar herramientas de comprobación y auditoría de errores

Incluso si sigue los procedimientos recomendados para nombrar y organizar las fórmulas, es posible que siga encontrando errores o incoherencias en los datos o cálculos. Para ayudarte a identificar y solucionar estos problemas, Hojas de cálculo de Google ofrece algunas herramientas de comprobación de errores y auditoría. La comprobación de errores es una característica que le avisa cuando una fórmula tiene un error, como un argumento que falta, una referencia circular o un valor no válido. Puede ver el mensaje de error haciendo clic en la celda con un triángulo rojo, y puede elegir corregir el error, ignorarlo u obtener más ayuda. La auditoría es una característica que le ayuda a rastrear los precedentes y dependientes de una celda, que son las celdas que afectan o se ven afectadas por la fórmula de esa celda. Puede acceder a las herramientas de auditoría haciendo clic en la pestaña Fórmulas y seleccionando Mostrar fórmulas, Rastrear precedentes o Rastrear dependientes. El uso de herramientas de comprobación de errores y auditoría le ayuda a solucionar problemas y mejorar las fórmulas.