¿Qué hacer si la privacidad y la seguridad de los datos de los empleados están en riesgo con las nuevas tecnologías?

1 Evalúe los riesgos

Antes de adoptar cualquier nueva tecnología, debe realizar una evaluación de riesgos exhaustiva para identificar las posibles amenazas y vulnerabilidades que puede introducir en los datos de sus empleados. Por ejemplo, debe tener en cuenta el tipo de datos que recopilará, almacenará, procesará o transmitirá la tecnología, el nivel de cifrado y las características de seguridad que ofrece, los derechos de acceso y control que usted y sus empleados tienen, y las obligaciones legales y contractuales que tiene para proteger los datos. También debe evaluar la fiabilidad y la reputación del proveedor de tecnología y su cumplimiento de las normas y marcos de protección de datos aplicables.

2 Informa y consulta a tus empleados

Uno de los principios clave de la privacidad y seguridad de los datos de los empleados es la transparencia. Debe informar y consultar a sus empleados sobre el propósito, el alcance y las implicaciones del uso de la nueva tecnología y cómo afectará a sus derechos y responsabilidades. Debe explicar los beneficios y riesgos de la tecnología, las medidas que ha tomado para proteger sus datos y las opciones que tienen para optar por participar o no en la tecnología. También debe obtener su consentimiento y comentarios, y abordar cualquier inquietud u objeción que puedan tener.

3 Implementar políticas y procedimientos

Para garantizar que sus empleados utilicen la nueva tecnología de manera responsable y ética, debe implementar políticas y procedimientos claros y completos que cubran los siguientes aspectos: recopilación, almacenamiento, procesamiento y transmisión de datos; acceso, control y propiedad de los datos; retención y eliminación de datos; notificación y respuesta a la violación de datos; formación y concienciación sobre la seguridad de los datos; y derechos y quejas sobre privacidad de datos. Debe comunicar estas políticas y procedimientos a sus empleados y aplicarlos de manera coherente y justa.

4 Supervise y revise la tecnología

Una vez que haya implementado la nueva tecnología, debe monitorear y revisar su rendimiento y su impacto en la privacidad y seguridad de los datos de sus empleados. Es necesario recopilar y analizar datos sobre el uso, la eficacia y la satisfacción de la tecnología, así como cualquier incidencia, error o queja que pueda surgir. También debe actualizar y ajustar sus políticas y procedimientos según sea necesario, y mantener a sus empleados informados de cualquier cambio o mejora. También debe auditar y evaluar el cumplimiento del proveedor de tecnología con sus obligaciones contractuales y legales, e informar de cualquier infracción o problema.

5 Busque el asesoramiento de un experto

Si no está seguro o se siente abrumado por la complejidad y diversidad de los problemas de privacidad y seguridad de los datos de los empleados relacionados con las nuevas tecnologías, es posible que desee buscar el asesoramiento experto de un profesional calificado y experimentado. Pueden ayudarlo a realizar una evaluación de riesgos, diseñar e implementar políticas y procedimientos, brindar capacitación y educación, monitorear y revisar la tecnología y manejar cualquier disputa o litigio que pueda surgir. También pueden ayudarlo a mantenerse actualizado e informado sobre las últimas tendencias, desarrollos y mejores prácticas en el campo de la privacidad y seguridad de los datos de los empleados.

6 Esto es lo que hay que tener en cuenta

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