Sie haben mit unerwarteten Verzögerungen am Set zu kämpfen. Wie können Sie die Stakeholder auf dem Laufenden halten, ohne ihr Vertrauen zu verlieren?

1 Bewerten Sie die Auswirkungen

Bevor Sie sich an Ihre Stakeholder wenden, sollten Sie sich einen Moment Zeit nehmen, um das Ausmaß der Verzögerung vollständig zu verstehen. Analysieren Sie, wie sich dies auf den Produktionsplan, das Budget und alle vertraglichen Verpflichtungen auswirkt. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er Sie mit den notwendigen Informationen ausstattet, um ein umfassendes Update bereitzustellen. Denken Sie daran, dass Stakeholder es zu schätzen wissen, wenn sie über die Besonderheiten der Situation informiert sind, da dies zeigt, dass Sie das Problem professionell und mit der gebotenen Sorgfalt behandeln.

3 Wählen Sie Medium

Die Auswahl des richtigen Mediums für Ihre Kommunikation ist genauso wichtig wie die Botschaft selbst. Abhängig von der Schwere der Verzögerung und Ihrer Beziehung zu den Beteiligten wählen Sie eine Methode, die das entsprechende Maß an Dringlichkeit und persönlicher Note vermittelt. Bei wichtigen Problemen kann ein direkter Telefonanruf oder ein persönliches Treffen erforderlich sein. Für weniger kritische Updates kann eine E-Mail oder ein detaillierter Bericht ausreichen.

4 Regelmäßig aktualisieren

Konsistente Updates sind unerlässlich, um das Vertrauen intakt zu halten. Legen Sie einen regelmäßigen Zeitplan für die Bereitstellung von Fortschrittsberichten für Ihre Stakeholder fest. Das bedeutet nicht, sie mit Informationen zu überschwemmen, sondern ihnen zeitnahe Updates zu geben, die alle Änderungen oder Entwicklungen widerspiegeln. Regelmäßige Kommunikation zeigt nicht nur, dass Sie die Situation unter Kontrolle haben, sondern gibt den Beteiligten auch ein Gefühl der Beteiligung und Sicherheit.

5 Stakeholder einbeziehen

Die Einbeziehung von Stakeholdern in den Entscheidungsprozess kann ein wirksames Instrument sein, um ihr Vertrauen zu erhalten. Holen Sie gegebenenfalls ihre Meinung dazu ein, wie Sie die Verzögerung am besten bewältigen können. Dies kann ihnen helfen, sich wertgeschätzt zu fühlen, und ihnen die Gewissheit geben, dass ihre Investition ernst genommen wird. Darüber hinaus bieten sie möglicherweise Lösungen oder Ressourcen an, die Sie nicht in Betracht gezogen haben, was für die Lösung der Verzögerung von Vorteil sein könnte.

6 Bleiben Sie positiv

Und schließlich sollten Sie in Ihrer gesamten Kommunikation eine positive und proaktive Einstellung bewahren. Betonen Sie die ergriffenen Maßnahmen und die erzielten Fortschritte, anstatt sich mit den negativen Aspekten der Verzögerung aufzuhalten. Eine positive Einstellung kann ansteckend sein und dazu beitragen, die Moral bei allen Beteiligten hoch zu halten. Denken Sie daran, dass Herausforderungen eine Chance für Wachstum sind und zu einem stärkeren, widerstandsfähigeren Produktionsprozess führen können.

7 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse austauschen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?