Was sind die besten Kanäle und Tools, um aus der Ferne mit Ihrem Team zu kommunizieren?

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Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Unternehmen, insbesondere wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet. Wie können Sie sicherstellen, dass Sie effektiv mit Ihren Mitarbeitern kommunizieren, um Produktivität und Engagement zu erzielen? In diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps und Best Practices, was die besten Kanäle und Tools sind, um mit Ihrem Team aus der Ferne zu kommunizieren.

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Brian Lawrence

Senior Engineering Manager | Leadership & Engineering Coach | Software Engineer | UX & Agile Advocate

1 Wählen Sie den richtigen Kanal

Nicht jede Kommunikation muss über denselben Kanal erfolgen. Je nach Zweck, Dringlichkeit und Zielgruppe Ihrer Nachricht können Sie verschiedene Tools und Plattformen verwenden. Sie können beispielsweise E-Mails für formelle und detaillierte Informationen, Chat-Apps für schnelle und ungezwungene Gespräche, Videoanrufe für Besprechungen und Präsentationen und Projektmanagement-Software für Zusammenarbeit und Feedback verwenden. Wählen Sie den Kanal, der am besten zu Ihren Kommunikationszielen und -erwartungen passt, und vermeiden Sie es, Ihr Team mit unnötigen oder irrelevanten Nachrichten zu überlasten.

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Brian Lawrence

Senior Engineering Manager | Leadership & Engineering Coach | Software Engineer | UX & Agile Advocate
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I have found that it is important for your organization or team to agree on common tools and channels to use. There are many possibilities and it can be frustrating (and costly to your organization) when everyone uses their favorite. It is often necessary to meet in the middle and agree to be consistent. If you are part of a smaller company or startup, consider designating someone to be your communication operations person and make it their responsibility to be the decision maker about what tools and channels will be used.

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Erin Hatzikostas
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Yes, there are formal tools you need to explore and use for work critical stuff. But nothing bonds a team more than simply being connected via text. If you don’t facilitate a group text amongst your direct team, trust me, they will. And you do not want to be left out! 😆

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2 Setzen Sie klare Erwartungen

Eine der Herausforderungen bei der Fernkommunikation besteht darin, dass Sie sich nicht auf visuelle Hinweise oder Körpersprache verlassen können, um Ihren Ton und Ihre Absicht zu vermitteln. Daher müssen Sie in Ihren Botschaften klar und prägnant sein und klare Erwartungen an Ihr Team stellen. Sie können beispielsweise Betreffzeilen, Überschriften und Aufzählungspunkte verwenden, um Ihre E-Mail-Inhalte zu organisieren, und am Ende einen Call-to-Action oder eine Frist einfügen. Sie können auch Emojis, Gifs oder Satzzeichen verwenden, um Ihre Emotionen auszudrücken und Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus können Sie Ihrem Team Ihre Verfügbarkeit, Arbeitszeiten und Reaktionszeit mitteilen und auch dessen Grenzen und Präferenzen respektieren.

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3 Ermutigen Sie zu Feedback und Zusammenarbeit

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Sie müssen auch Ihrem Team zuhören und Feedback und Zusammenarbeit fördern. Sie können beispielsweise Umfragen, Abstimmungen oder Quizze verwenden, um Feedback von Ihrem Team zu sammeln und die Daten zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsstrategien und -prozesse zu verwenden. Sie können auch Tools für die Zusammenarbeit wie Google Docs, Trello oder Slack verwenden, um Ideen, Dateien und Aktualisierungen mit Ihrem Team zu teilen und es zum Kommentieren, Bearbeiten oder Beitragen einzuladen. Darüber hinaus können Sie Videoanrufe oder Chat-Apps verwenden, um einen virtuellen Raum für Brainstorming, Problemlösung oder soziale Kontakte mit Ihrem Team zu schaffen und ein Gemeinschaftsgefühl und Vertrauen zu fördern.

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Angela Thompson-Howard

CEO/Founder of Passion Works, LLC | HR Executive | Strategic Partner | Community Champion |
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I find that building in team activities will help you with purposeful connections. Until you build trust, you will not get the feedback and communication you desire. Try three things: a) Individual and group reflection exercises using create tools such as slack or google docs can be a good start; b) schedule face-to-face time with the team to have quality check-in's beyond just talking about work; and c) assign peer to peer connections to ensure they can better engage with others. These things are essential in establishing predictive understanding of everyone's behavior and will encourage consistent feedback and collaboration. HBR has excellent articles regarding managing virtual teams. Check them out.

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4 Verwenden Sie den richtigen Ton und die richtige Sprache

Eine weitere Herausforderung bei der Remote-Kommunikation besteht darin, dass Sie sich möglicherweise mit kulturellen und sprachlichen Unterschieden zwischen Ihren Teammitgliedern auseinandersetzen müssen. Daher müssen Sie den richtigen Ton und die richtige Sprache verwenden, um effektiv und respektvoll zu kommunizieren. Sie können zum Beispiel einen freundlichen und positiven Ton verwenden, um Ihr Team zu motivieren und zu schätzen, und Sarkasmus, Witze oder Slang vermeiden, die beleidigend oder missverstanden sein könnten. Sie können auch eine einfache und klare Sprache verwenden, um Ihre Botschaft zu vermitteln, und die Verwendung von Jargon, Akronymen oder Redewendungen vermeiden, die Ihr Team verwirren oder entfremden könnten. Darüber hinaus können Sie Übersetzungstools wie Google Translate verwenden oder um Klärung bitten, wenn Sie sich über die Bedeutung oder den Kontext einer Nachricht nicht sicher sind.

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Aarti Thapar

Talent Leader | Mum of Three | Customer Success@LinkedIn
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The use (or absence) of punctuation in digital communication can trigger different emotions. For example, an exclamation point at the end of an email’s opening sentence can bring a friendlier tone that resonates through the rest of the message. I love Erica Dhawan’s powerful work on Digital Body Language on this topic.

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5 Überwachen und verbessern Sie Ihre Kommunikation

Schließlich müssen Sie Ihre Kommunikation mit Ihrem Team überwachen und verbessern und sich an die sich ändernden Bedürfnisse und Situationen der Remote-Arbeit anpassen. Sie können beispielsweise Analysetools wie HubSpot oder Mailchimp verwenden, um die Effektivität Ihrer E-Mail-Kampagnen zu verfolgen und zu messen und zu sehen, wie Ihr Team auf Ihre Nachrichten reagiert. Sie können auch Feedback-Tools wie SurveyMonkey oder Typeform verwenden, um Ihr Team nach seiner Meinung und seinen Vorschlägen zur Verbesserung Ihrer Kommunikation zu fragen. Darüber hinaus können Sie Tools zur Selbstreflexion wie Journaling oder Coaching verwenden, um Ihre eigenen kommunikativen Herausforderungen und Vorurteile zu identifizieren und zu überwinden.

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1 Wählen Sie den richtigen Kanal

2 Setzen Sie klare Erwartungen

3 Ermutigen Sie zu Feedback und Zusammenarbeit

4 Verwenden Sie den richtigen Ton und die richtige Sprache

5 Überwachen und verbessern Sie Ihre Kommunikation

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