Was ist der beste Weg, um Aufgaben mit hoher Priorität zu bestimmen?

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Als Vorgesetzter müssen Sie jeden Tag mit mehreren Aufgaben und Verantwortlichkeiten jonglieren. Aber wie entscheiden Sie, welche die wichtigsten und dringendsten sind? Wie priorisieren Sie Ihre Arbeit und die Arbeit Ihres Teams, ohne Kompromisse bei Qualität, Effizienz oder Terminen einzugehen? In diesem Artikel lernen Sie einige praktische Tipps und Tools kennen, die Ihnen helfen, Aufgaben mit hoher Priorität zu bestimmen und effektiv zu verwalten.

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1 Definieren Sie Ihre Ziele und Kriterien

Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren können, müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, was Sie erreichen wollen und wie Sie Ihren Erfolg messen werden. Was sind Ihre kurz- und langfristigen Ziele als Vorgesetzter? Was sind die Erwartungen und Ziele Ihres Unternehmens, Ihrer Kunden und Ihrer Stakeholder? Wie richten Sie Ihre Aufgaben an diesen Zielen und Erwartungen aus? Sie können Tools wie SMART verwenden (Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) oder OKR (Ziele und Schlüsselergebnisse) um Ihre Ziele und Kriterien zu definieren und zu kommunizieren.

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Manuel Teixeira

Mechanical Engineer | Product Engineering | Production Manager | Leadership | Team Builder | Continuous Improvement | Lean Manufacturing | Production Planning
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In my opinion the are several ways to address this issue. Of course you need to have a vision of what is necessary to achieve and how to define priorities. But you can start with two simple procedures: - If one task can be completed in two minutes or less, do it immediately. This will help to address small tasks quickly, preventing them from accumulating and becoming overwhelming. - Evaluate tasks based on their potential impact and the effort required to complete them. Focus on tasks that offer a high impact with relatively low effort.

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2 Identifizieren und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben

Sobald Sie Ihre Ziele und Kriterien haben, müssen Sie alle Aufgaben identifizieren und kategorisieren, die Sie und Ihr Team erledigen müssen. Sie können Tools wie eine Aufgabenliste, einen Kalender, eine Projektmanagement-Software oder ein Workflow-Diagramm verwenden, um Ihre Aufgaben zu erfassen und zu organisieren. Sie können Ihre Aufgaben auch nach Typ, Projekt, Termin oder Wichtigkeit gruppieren. Sie können beispielsweise die Eisenhower-Matrix verwenden, um Ihre Aufgaben in vier Quadranten zu kategorisieren: dringend und wichtig, wichtig, aber nicht dringend, dringend, aber nicht wichtig, und weder dringend noch wichtig.

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Manuel Teixeira

Mechanical Engineer | Product Engineering | Production Manager | Leadership | Team Builder | Continuous Improvement | Lean Manufacturing | Production Planning
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Once the goals and criteria are defined, you must structure the analyses of priorities. Two great tools for this are Urgency and Importance Matrix and Priority ABCD Method, which will help to define what address in first and what is even possible to delegate. Deadline proximity and tasks that directly impact customers or stakeholders must be considered. Addressing their needs promptly can have a positive impact on relationships and business outcomes.

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3 Bewerten und ordnen Sie Ihre Aufgaben

Nachdem Sie Ihre Aufgaben kategorisiert haben, müssen Sie sie nach ihrer Priorität bewerten und einordnen. Sie können Tools wie das Pareto-Prinzip, die ABCDE-Methode, die MoSCoW-Methode oder die Ivy-Lee-Methode verwenden, um Ihren Aufgaben Prioritätsstufen zuzuweisen. Sie können beispielsweise das Pareto-Prinzip verwenden, um sich auf die 20 % der Aufgaben zu konzentrieren, die 80 % der Ergebnisse liefern, oder die ABCDE-Methode, um Ihre Aufgaben als A zu kennzeichnen (Muss tun), B (sollte), C (Schön zu tun), D (delegieren)oder E (eliminieren).

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Deepa Ajish

VP - Systems Engineering | ServiceNow Engineering | Transformation & Automation Leader | Security & Compliance Strategist | Product Management | Agile & Scrum Advocate | Passionate About GenAI
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Evaluate the impact. If the overall result has a broader impact, it needs to be top-ranked. Another consideration would be any production break or prevention would automatically hit high priority.

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Manuel Teixeira

Mechanical Engineer | Product Engineering | Production Manager | Leadership | Team Builder | Continuous Improvement | Lean Manufacturing | Production Planning
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After analysing the importance of each task, it is time to rank and prioritize, a good method is using a Pareto and focus on the tasks that will return highest results. Don´t forget to identify tasks that are dependent on others or have dependencies. Addressing tasks with dependencies can prevent bottlenecks.

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4 Planen und Ausführen Ihrer Aufgaben

Schließlich müssen Sie Ihre Aufgaben entsprechend ihrer Priorität planen und ausführen. Sie können Tools wie einen Zeitplan, ein Gantt-Diagramm, ein Kanban-Board oder einen Pomodoro-Timer verwenden, um Ihre Aufgaben zu planen und zu verfolgen. Sie können auch Tools wie eine Checkliste, einen Fortschrittsbericht, ein Feedback-System oder eine Review-Sitzung verwenden, um Ihre Aufgaben zu überwachen und auszuwerten. Sie können beispielsweise einen Zeitplan verwenden, um Zeitblöcke für Ihre Aufgaben zuzuweisen, eine Checkliste, um Ihre erledigten Aufgaben zu markieren, oder ein Feedbacksystem, um Verbesserungsvorschläge zu sammeln und umzusetzen.

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5 Passen Sie Ihr Prioritätsmanagement an und verbessern Sie es

Das Prioritätenmanagement ist keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der regelmäßig angepasst und verbessert werden muss. Sie müssen Ihre Ziele, Kriterien, Aufgaben und Tools überprüfen und aktualisieren, wenn sich Ihre Situation ändert. Sie müssen auch aus Ihren Erfahrungen und Fehlern lernen und Feedback und Unterstützung von anderen einholen. Sie können beispielsweise eine SWOT-Analyse verwenden, um Ihre Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken zu identifizieren, oder einen Mentor oder Coach, der Sie bei Ihrem Prioritätenmanagement anleitet und berät.

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6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

Dies ist ein Ort, an dem Sie Beispiele, Geschichten oder Erkenntnisse austauschen können, die in keinen der vorherigen Abschnitte passen. Was möchten Sie noch hinzufügen?

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Samara Salah

General Manager / Partner- Founder - Samara Training Institute
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we need to remember that priorities change and new developments arise in the workplace .. hence; it is essential to have dynamic approach in determination of the priorities and have the flexibility to adjust accordingly

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Manuel Teixeira

Mechanical Engineer | Product Engineering | Production Manager | Leadership | Team Builder | Continuous Improvement | Lean Manufacturing | Production Planning
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Allocate specific blocks of time for different tasks or types of work. This helps you create a structured schedule and ensures that important tasks receive dedicated time.

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1 Definieren Sie Ihre Ziele und Kriterien

2 Identifizieren und kategorisieren Sie Ihre Aufgaben

3 Bewerten und ordnen Sie Ihre Aufgaben

4 Planen und Ausführen Ihrer Aufgaben

5 Passen Sie Ihr Prioritätsmanagement an und verbessern Sie es

6 Hier ist, was Sie sonst noch beachten sollten

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